הרעיון של One System To Rule Them All הוא קונספט שיותר ויותר מערכות מנסות לאמץ ולשווק בשנים האחרונות, כשהן מתיימרות לתת מענה לניהול מלא של העסק מא' ועד ת' – לקוחות, פרויקטים, משימות, כספים וכן הלאה.

מהניסיון שלי, לרוב מערכות כאלה יהיו ממש טובות בהיבט מסוים (זה שלשמו הן נבנו מלכתחילה), ו… חצי כוח בהיבטים אחרים. לכן חלק משמעותי מהעבודה שלי עם לקוחות הוא ליצור את החיבורים בין המערכות האלה, כך שאפשר לקבל את הטוב מכל מערכת ומערכת.

וזו התשובה הכי קצרה שלי לשאלה שאני מקבלת לא מעט:

למה את משתמשת ב-ClickUp לניהול משימות? למה לא לרכז את הכל ב-Airtable שאת אוהבת להלל אותה בכל הזדמנות שרק נותנים לך?

האמת שיש לי תשובה קצת יותר ארוכה לזה: 

לשם הקיצור נכנה את איירטייבל AT ואת קליקאפ CU.

AT, בבסיס שלה, היא טבלה. היא מחייבת להכניס תוכן במבנה מסוים, כאשר כל סוג של שדה הוא קבוע תמיד. למשל: כותרת (טקסט קצר), פירוט (טקסט ארוך), תמונות (קבצים מצורפים), מועד פרסום (תאריך).

לעומת זאת, בניהול משימות אני רוצה כמה שיותר חופש במבנה של הנתונים שאני מכניסה – כי משימה היא לפעמים רק כותרת, לפעמים כותרת ופירוט, לפעמים עם קבצים מצורפים, לפעמים קשורה למייל שקיבלתי וכן הלאה. מהבחינה הזו CU נותנת לי מענה יותר טוב לניהול משימות, בטח כשמכניסים לתמונה את התוסף שלה לדפדפן שמאפשר בצורה סופר נוחה להכניס מיילים (כולל קבצים מצורפים והכל!) הישר למערכת כמשימה חדשה. 

חוץ מזה, זו המערכת המרכזית שאני עובדת עליה ביומיום בעודי מחוברת לחשבונות של מיליון לקוחות במקביל, ואת המשימות שלי אני צריכה מול העיניים כל הזמן במערכת שייעודית רק לדבר הזה. לכן נוח לי שיש הפרדה, וחשבון ה-CU היחיד שאני מחוברת אליו הוא זה שלי, שפתוח כל הזמן.

גם AT יכולה לשמש כמערכת לניהול משימות ופרויקטים ואני אפילו ממליצה עליה בחלק מהמקרים, אבל ל-CU יש מיליון פיצ'רים ייעודיים לדבר הזה שאל רובם אני אפילו לא מודעת בכלל.

לכן פניתי לדני שור, שהוא ספץ CU חבל על הזמן (ואני גם מנסה להפנות אליו מתעניינים/ות שפונים/ות אליי לגבי פרויקטים ב-CU אבל הוא עסוק מדי :)) – שיעשה לנו קצת סדר בהבדלים המרכזיים בין שתי המערכות ויסביר באיזה סוג של פרויקט נכון יותר להשתמש בכל אחת מהן.

דני, המיקרופון אליך!

אז ככה:

על פניו שתי המערכות דומות, יש פונקציות מסוימות שאפשר לעשות גם ב-AT וגם ב-CU ושני הכלים יתאימו לביצוע המשימה.

עם זאת, בתור מי שמשתמש בשניהם, יש כמה הבדלים יחסית משמעותיים במספר תחומים, שיכולים להוות שיקול בבחירה של אחד מהם לניהול הפרויקט.

הבדלים מרכזיים בין המערכות:

• מבנה המערכת – CU הוא יותר כלי לניהול פרויקטים, ופחות טבלאי במהות שלו. יש לו אפשרות תצוגה של טבלה אמנם, אבל הוא מאפשר גמישות יותר גדולה באופן ההצגה של המידע. הגמישות הזו יכולה להיות גם חיסרון במקרה שיש צורך לשמור על מבנה נתונים קבוע, למשל: כדי לעקוב אחרי תהליך התקדמות של הזמנה – במקרה כזה יהיה נכון יותר לבחור ב-AT. יתרון נוסף של AT בהקשר הזה הוא בכל הנוגע לחישובים, אגרגציות, משיכת נתונים ממקום למקום, סינונים ותצוגות. אם נתמקד בהתאמה של כל אחד מהם לניהול פרויקטים, חלק מהפיצ'רים האלה ב-AT יכולים להיות מאד יעילים בהקשר הזה, ועדיין פיצ'רים בסיסיים לניהול משימות כמו הגדרת דדליין, שרשור משימות שתלויות זו בזו, הקצאת משימות למשתמשים, תגיות וכו' – לא ממש קיימים ב-AT. לאחרונה התווספו סוגי תצוגות חדשים ל-AT כמו תצוגת גאנט, שעוזרים קצת לגשר על הפער הזה, אבל בהקשר של ניהול פרויקטים כאמור היתרון פה הוא ל-CU.
  
• היררכיה – ב-CU נוח יותר לנהל פרויקטים עם רמת מורכבות גבוהה. באמצעות הסרגל השמאלי ניתן ליצור ולערוך רשימות עם היררכיות מורכבות ולהציג הכל במקום אחד. ניקח לדוגמה פרויקט עם מספר תוצרים, כשלכל תוצר יש מספר משימות שיש לבצע על מנת לממש אותן. דוגמה נוספת היא ריבוי פרויקטים לאותו הלקוח או ללקוחות שונים. באמצעות תצוגת עצי ההיררכיה ניתן להציג את הכל במקום אחד בחלוקה ברורה, בעוד שב-AT הייתי לרוב מפריד את הפעילויות השונות לבייסים שונים ומאבד את התמונה הגדולה.
  
• עבודה ושיתוף של מספר משתתפים – CU יותר מתקדמת מבחינת האפשרות לעבוד בשיתוף פעולה עם אנשים שונים, להגדיר רמות שונות של חשיפת מידע ושל הרשאות. יש לי אפשרות לחשוף מידע כרצוני. ב-AT יש בגדול שתי אפשרויות: או לשתף תצוגה מסוימת של הנתונים באופן שלא מאפשר לצד השני לערוך אלא רק לצפות (שימושי במצבים מסוימים אבל מאתגר במצבים אחרים), או לשתף את כל הבייס עם אדם אחר, ואז אין שום אפשרות להסתיר ממנו מידע שנמצא שם ולשלוט במה הוא יוכל לראות ולערוך.
  
• נוסחאות – AT יודעת לטפל טוב בנוסחאות הקשורות במספרים וטקסטים – לוגיקות כמו If ו-Switch, אגרגציות, חישובים מתמטיים וכד'. עבודה ברמת הנוסחאות שאפשר לעשות בקלות יחסית ב-AT – לא ניתן עד בלתי אפשרי לבצע ב- CU, ואני מרשה לעצמי להגיד את זה בתור מי שמשתמש בכלי באופן די מתקדם. מי שמכיר את מיכל יודע שהיא קוסמת אוטומציות וגם במקרה הזה ניתן לפתור את זה עם ביצוע החישובים באוטומציה מחוץ ל-CU והחזרת התשובה לתוך המערכת, אבל זה פיתרון שאני מציע להשתמש בו רק למצבי קיצון ולא משהו לשימוש יומי ותדיר. 
  
• אוטומציות – לשתי המערכות יש כלי אוטומציה מובנה. טווח האפשרויות של כלי האוטומציה הקיימים באופן מובנה ב-CU גדול בהרבה ממה שקיים כיום ב-AT, אבל עם כמה שאני משתמש באוטומציות הפנימיות ב-CU (וזה הרבה), אני חייב להגיד שהאוטומציות ב-AT עובדות באופן יציב יותר ולמעט תקלות נקודתיות הן רצות חלק. ישנם מקרים שבהם האוטומציה ב-CU אמורה לרוץ, אבל זה פשוט לא קורה – ללא סיבה נראית לעין. הכל עובד ב-98% מהזמן, אבל ה-2% הבעייתיים ממש מציקים וגורמים לתהליכים שאמורים לרוץ על אוטומט לעבוד באופן לא תקין. אני מאמין ש-CU ידביקו את הפער בקרוב, אבל בתחום הזה AT מובילה כרגע.
  
• דשבורדים – ב-CU יש דשבורדים וחיתוכים מובנים שמאפשרים לקבל תובנות על הפעילות המתבצעת שם בעוד ב-AT היכולת בזו פחותה, לאחרונה הם פיתחו פיצ'ר חדש בשם Interface שאמור לתת מענה לזה אך הוא עדיין לא מגיע לרמות של CU.
  
• עלות – בשני הכלים התשלום הוא לפי יוזר, כאשר ב-CU עלות הרישוי נמוכה בחצי בערך, אם נשווה בגדול בין רמות הרישוי של שני הכלים. ב-CU יש אפשרות לתת הרשאה חינמית ל"אורחים" בכל פרויקט, והם מקבלים הרשאות מסוימות להשתתף בפרויקט ולהגיב עליו, מה שלא אפשרי ב-AT כאמור.

מתי עדיף להשתמש בכל אחד מהכלים?

Airtable – אשתמש בו לרוב לניהול פרויקטים נקודתיים ו"סגורים", שלא מתקשרים לפרויקטים אחרים, שהמבנה שלהם ברור וקבוע ורמה המורכבות שלהם לא גבוהה, כגון מעקב אחר סט משימות עד להשלמתן. ההקמה המהירה של המערכת מאד נוחה ולפעמים הנוחות מנצחת… בנוסף, אשתמש ב-AT עבור פרויקטים מעט יותר מורכבים אם הם דורשים יכולות של חישוב ונוסחאות מורכבות שיהיה קשה לבצע ב-CU.

ClickUp – בהחלט ניתן לשימוש גם לניהול פרויקטים פשוטים, אבל אשתמש בו בעיקר עבור פרויקטים מורכבים המכילים היררכיות מובנות: תוצרים, משימות ותתי משימות. הוא מאד מתאים גם לפרויקטים שמתקשרים עם פרויקטים אחרים, באופן ישיר או על ידי כך שאותו צוות מבצע אותם, כשיש צורך לראות במקום אחד את כל המשימות על פני כל הפרויקטים. אם מדובר בפרויקט הדורש תצוגה וניתוח גרפי עבורנו או עבור הלקוח, ל-CU יתרון מובהק בנושא הזה.  

לסיכום:

ישנם סוגי פרויקטים או פעילויות שאפשר לנהל באופן מוצלח בשני הכלים. הכלי הנבחר צריך להיות זה שמספק את היכולת הטובה יותר אל מול המשימות שעל הפרק, יחד עם אופן ההצגה הנדרש של המידע. חשיבה מוקדמת על הנקודות שציינתי ובחירת הכלי המתאים יכול להפוך את המעקב אחר הפרויקט לקל ונוח.

תודה דני!

למידע נוסף על ClickUp מוזמנים/ות לבקר באתר של דני, שם יעלה בימים הקרובים אזור ייעודי להסברים ולמידע על המערכת.

למידע נוסף על Airtable, אפשר להציץ כאן או לכתוב לי.