למה טרלו Trello היא מערכת בעייתית לניהול משימות – ומה התחליף המומלץ לדעתי

מה חשוב לנו בניהול משימות?

החיים שלנו מבוססים על משימות.

זה נכון אם יש לנו עסק, אבל גם בלי – משימות בית, משימות עבודה, משימות ילדים ועוד ועוד.

איך לנהל את כל הדבר הזה?

עד לא מזמן השתמשתי בדף ועט.

מחברת, אם לדייק.

אמיתי.

הרגשתי שזה נותן לי מענה טוב, מאפשר לי פשוט לזרוק בתחילת כל יום את המשימות על הדף, לכתוב רשימות ורעיונות תוך כדי היום, ולקבל את מנת הדופמין המובטחת כשאני זוכה למחוק משהו מהרשימה היומית.

ועדיין, בשלב כלשהו זה כבר לא עובד מספיק טוב, או שאני יוצאת לעבוד איפה שהוא ושוכחת את המחברת בבית, או שנהיה פחות נוח לכתוב דברים כל פעם ביד.

אז ניסיתי כמה מערכות, ושום דבר לא עבד מספיק טוב, עד שמצאתי – בעקבות המלצות בכמה קבוצות – את ClickUp, והתאהבתי.

בגדול ClickUp היא מערכת מטורפת לניהול משימות ופרויקטים, אני לא קרובה לנצל אחוז אחד מהיכולות שלה ועדיין היא נותנת לי מענה מעולה.

המבנה של ClickUp עובד ככה:

Workspace > Space > Folder > List > Task

וורקספייס הוא מרחב העבודה הכללי – בדרך כלל יהיה לנו אחד כזה.

ספייס הוא נושא/מחלקה/תחום – אצלי למשל יש שני ספייסים: ספייס של העסק וספייס של לקוחות. אפשר גם להחליט שיש ספייס לכל לקוח, לדוגמה.

פולדר זו תיקייה, דרך נוחה לסדר רשימות שונות שקשורות לאותו נושא תחת ספייס מסוים (למשל תחת הספייס של העסק יהיו לי תיקיית שיווק, תיקיית מכירות וכו').

ליסט זו פשוט רשימה של משימות, וטאסק זו המשימה עצמה.

לכל משימה אפשר כמובן לצרף תיאור, קבצים, צ'קליסטים, דדליין, להקצות לאדם מסוים בצוות וכל מה שהיית מצפה ממערכת ניהול משימות שמכבדת את עצמה.

מה שמצאתי ב- ClickUp כנוח במיוחד זו האפשרות ליצור תצוגות של כל המשימות מכל הספייסים, לפי פילטרים מסוימים.

למה זה כל כך חשוב?

השימוש המרכזי של מערכת לניהול משימות הוא להיות מפת הדרכים שלי. בכל רגע נתון המערכת צריכה להציג לי מה אני אמורה לעשות עכשיו.

אפשרות התצוגה הזו נותנת לי בדיוק את זה:

אני רואה במקום אחד את כל המשימות שמעסיקות אותי כרגע, מפולטרות ומוצגות באופן שאני רוצה, ואני לא צריכה לעבור בין מסכים שונים בתוך המערכת כמעט בשום מצב.

הכנתי סרטון קצר שמראה בקטנה איך אני משתמשת במערכת, ובעיקר – למה היא נותנת מענה מעולה במקום שהמערכת הכי פופולרית כנראה לניהול משימות, הלא היא טרלו Trello, נכשלת.

חוץ מזה השתמשתי בתוכנה חדשה כדי לערוך את הסרטון אז תהיו עדינים 🙈

ייקח לי זמן להשתכלל גם בזה אבל אנחנו בכיוון 🙂

ספרי לי עוד על...

אולי יעניין אותך גם...

הקסם מתחיל!

היי! אם הגעת לכאן כנראה שהגיע הזמן שנדבר :)
אפשר פשוט לבחור את הזמן המתאים לך ולקבוע שיחה ראשונית.
השיחה נועדה להיכרות ולבירור צרכים, היא חינמית וללא כל התחייבות.

אין מועדים קרובים שמסתדרים לך בלו"ז? רוצה לבדוק קודם אם בכלל רלוונטי שנדבר?