ניהול משימות זה לא כיף.
אבל אם עושים את זה כמו שצריך, החיים יפים יותר. מבטיחה.
הכנתי סרטון עם 5 טיפים כלליים לניהול משימות – עוד לפני בחירת מערכת, ארגון המשימות בתוכה וכל זה,
אלו בעיניי העקרונות החשובים ביותר כדי להתחיל לעבוד נכון.
פירוט כתוב – מתחת לסרטון.
1. הטיפ הראשון בניהול משימות הוא… (תופים…) לנהל אותן! לא לשמור את הדברים בראש, לא "לזרום". חבל להעמיס על המוח שלנו בדברים שלא צריכים להיות מאוחסנים רק בו. הדרך למנוע כיבוי שריפות בלתי נגמר הוא לדאוג שכל הדברים שצריך לעשות יהיו כתובים איפה שהוא בצורה מסודרת, כולל תעדופים ודדליינים במידת הצורך.
2. לרכז ה כ ל במקום אחד. שלא יהיו משימות במייל ובראש ובמחברת ובמערכת כזו ובמערכת אחרת. צריך שכל המשימות יופיעו באותו מקום כדי שנוכל לא רק לנהל אותן, אלא גם לעשות את זה חכם ובלי לבזבז זמן על להסתכל במיליון מקומות שונים (ולפספס דברים חשובים).
3. לייצר נהלים של יישור קו ובקרה על הרשימה פעם ביום, פעם בשבוע, פעם בחודש – לפי מה שמתאים. לגרום לעצמנו מדי פעם לעבור על הרשימה, לסדר תעדופים, לראות ששום דבר חשוב לא פוספס בטעות, שאין לנו דדליינים קרובים מדי שאינם מטופלים, למחוק משימות שכבר הפכו ללא רלוונטיות מאיזו סיבה (איזה כיף זה!). העיקר לדעת שהדברים מוחזקים ושהרשימה הענקית שהכנו בסעיפים הקודמים לא סתם תשב שם אלא תהיה באמת אפקטיבית ורלוונטית.
4. להתמקד: לא לחשוב שתפקידה של רשימת המשימות הוא להסתיים! אם רשימת המשימות לא מסתיימת זה אומר, בדרך כלל, רק דברים טובים על העסק שלנו. אבל כדי שנוכל באמת לעבוד ולקדם את המשימות, בתוך הרשימה הגדולה צריך להחזיק רשימה קטנה שמטרתה לספר לנו מה אנחנו אמורים לעשות עכשיו. כן, זה דורש לבחור למה להקדיש את הזמן עכשיו, וממילא – למה לא. החיים קשים. אם נחליט באופן מודע וברור מה לעשות עכשיו, סיכויים גבוהים שבאמת נעשה את זה. וכל השאר? יחכה.
5. הטיפ המובן מאליו אבל לא באמת יכולתי לוותר על זה: לזהות משימות חוזרות, במיוחד כאלה מעצבנות וטכניות, ולעשות להן אוטומציה. כי ממש אין סיבה לבזבז זמן יקר על משימות שגמדוני האוטומציה הקטנים יכולים לעשות בשבילנו 🙂
