זו ההמלצה הראשונה שלי כדי לעשות סדר בעסק, עוד לפני אוטומציה.

וזה אחד העקרונות שאני מוצאת את עצמי חוזרת עליהם שוב ושוב בשיחות שלי עם לקוחות ועם מתעניינים.

עסק לא יכול להתנהל כמו שצריך כשמידע מפוזר בין מיליון מקומות.

כי כשנרצה לחזור למתעניינים, נצטרך לחפש אותם בפתקים שעל השולחן, במייל, במערכת הדיוור ובראש (כי היה את ההוא שהתקשר באיזה יום ולא רשמתי את הפרטים שלו… אבל אני זוכרת בערך איך קראו לו, אבי כהן? משהו כזה? עכשיו רק למצוא איפה שמרתי את המספר…)

וכשנרצה לתכנן את הלו"ז של מחר, נצטרך להשקיע הרבה זמן בלהבין איזה משימות הכי דחופות, כי יש לי משימות במייל, ובגוגל קיפ, ובטרלו, ובכלל יש משימות שלא כתובות בשום מקום כי הן רק בראש שלי או שפשוט לא הייתה לי פניות לגזור אותן מרשימת הפרויקטים שאני מג'נגלת כרגע. ובינתיים גם משימות שלא היו דחופות יהפכו לכאלה – פשוט כי שכחנו מהן.

וכשנפנה את הלו"ז כדי להקדיש זמן לכתיבת תוכן, לא נזכור אף אחד מהרעיונות המעולים שעלה לנו במקלחת או בטיול עם הכלב, ונצטרך לפשפש בארכיון הוואטסאפ כדי למצוא את הקבוצה-עם-עצמנו שפתחנו פעם ולראות אם משהו שם עדיין רלוונטי בכלל.

ניקח את זה רגע לתחום אחר.

שטיפת כלים.

כמה זמן לוקח לך לשטוף את הכלים בכיור, בממוצע?

וכמה זמן ייקח לך לשטוף כלים אם חלק מהצלחות יהיו על השולחן, כמה כוסות במרפסת, הסכו"ם יהיה מפוזר על כל הסלון והסירים משום מה מצאו את משכנם בחדר השינה?

אני מניחה שהעיקרון ברור.

כשכל הדברים נמצאים באותו מקום אנחנו חוסכים המון זמן והתעסקות של לחפש אותם בכל המקומות האלה. שלא לדבר על התסכול שעלול להיווצר אם סיימת בשעה טובה לשטוף כלים ואז מצאת עוד כוס על שולחן הקפה, ועל הפיכס בלב אם הכוס הזו גם חיכתה שם כבר כמה ימים.

בחזרה אלינו.

אם כל הלידים מרוכזים במקום אחד – קל יותר לעקוב אחריהם ולדעת אל מי להתקשר, אל מי לחזור לפולואפ, באיזה שלב כל אחד נמצא.

אם כל המשימות מרוכזות במקום אחד – קלי קלות לראות מה צריך לעשות ומתי. אם הן גם במייל וגם במחברת וגם במערכת ניהול משימות וגם בראש שלי, ובכן, לא נצא מזה.

אם כל הרעיונות לתוכן מרוכזים במקום אחד – בשנייה אני עוברת על הרעיונות האחרונים שכתבתי ומחליטה איזה מהם לפתח.

וכמובן: הסיכוי שמשהו יילך לאיבוד מצטמצם משמעותית.

לכן הדבר הראשון שאני מציעה כמעט לכל מי שמדבר/ת איתי זה קודם כל: 

לרכז את כל המידע במקום אחד.

ומה השלב הבא?

ליצור תצוגות ופילטורים רלוונטיים, שיעזרו לי לסנן מתוך כל המידע את מה שאני באמת צריכה כרגע.

למה זה טוב?

כי כשיש לי זמן למשל לעשות פולואפים ללקוחות שהתעניינו – אני יכולה לאתר אותם תוך שנייה וחצי, ולא צריכה לעבור שוב על כמויות של שורות אקסל כדי להגיע למידע שאני צריכה.

או כשאני צריכה להכין את רשימת המשימות שלי להיום – אני לא מסתכלת על כמות אימתנית של 200 משימות שמחכות לי, יש לי רשימה מצומצמת שאפשר לעבוד איתה.

וכשאני יושבת לכתוב, אני יודעת בדיוק איפה עומדת כל אחת מפיסות התוכן שחשבתי עליהן או שהתחלתי להכין, והכי קל בעולם לקחת את זה משם.

ובשביל החשק, דוגמה טרייה מהשבוע האחרון:

סיימתי פרויקט אוטומציה שכחלק ממנו בנינו מערכת לניהול לידים ב-Airtable. חיברנו ישירות לטבלה את הטפסים באתר של הלקוח, ובנינו טופס פנימי שבו הוא יוכל להזין באופן ידני לידים שפונים בדרכים אחרות (טלפון, וואטסאפ וכד'). 

ואז הוא אמר שיש עוד מקום שהלידים מגיעים ממנו: הודעות מוקלטות ממענה קולי שמחובר למייל שלו.

אז יצרנו אוטומציה חמודה ששואבת את קובץ ההודעה הקולית ואת מספר הטלפון (אלו הפרטים היחידים שמופיעים במייל הזה), ומכניסה גם אותם ל-Airtable.

עכשיו, כשהוא מקדיש זמן לטיפול בלידים ובפניות, הוא לא צריך להסתכל בכמה מקומות. 

הכל נמצא תחת אותה טבלה ב-Airtable, בתצוגה שנקראת "לידים ממתינים לטיפול", כולל ההקלטה של ההודעה עצמה כך שאפשר להאזין לה ישירות מתוך המערכת. 

יש משפט כזה שאומר לא לשים את כל הביצים בסל אחד,

אבל תשמעו לי:

את הלידים,

אנשי הקשר

המשימות,

הפרויקטים,

הרעיונות,

בהחלט(!) כדאי לשים במקום אחד.