אוטומציה היא אחד הנושאים הכי פופולריים וטרנדיים בשנים האחרונות, הרבה לפני שה-AI פרץ לחיינו בסערה.

ובצדק:

בעלי ובעלות עסקים מחפשים דרך לעבוד פחות קשה, להרגיש פחות עומס, להתעסק פחות בעבודה שחורה ומיותרת.

התחושה הזו של "הבנתי שאין מצב שככה הדברים אמורים לעבוד בשנת _________" – זה משהו שאני שומעת הרבה ממי שמתעניין בשירות שלי.

אבל בפועל, הרבה עסקים שמגיעים אליי אחרי שהיה להם ניסיון כושל עם הטמעה של אוטומציה, ואז אני שומעת דברים כמו:
"עשינו אוטומציה – וזה לא באמת עזר".
או הגרסה הכואבת יותר: "עכשיו גם שילמנו והשקענו זמן לבנות מערכת, וגם יש יותר בלאגן ממה שהיה קודם". 

אז בואו נעשה סדר:
בלי הבטחות גדולות, בלי הייפ, ובלי לנסות למכור פתרונות קסם לפני שהבנו לעומק את הבעיה (למרות שהיי, פתרונות קסם זה שמי האמצעי 😉).

מה זה בעצם אוטומציה עסקית?

אוטומציה עסקית מאפשרת לקחת תהליך שבו פעולות שחוזרות על עצמן:
מיילים, עדכונים, תזכורות, תיאומים, העברת מידע בין מערכות ועוד ועוד –
קורות בצורה אוטומטית, בלי מעורבות ידנית בכל שלב.

כלומר: במקום לתפקד בתור "שליח" אנושי שמעביר דברים ממקום למקום ודואג שהכל יקרה –
המערכת עושה את זה בשבילך.

נשמע אידילי, נכון?
אבל חשוב לי להגיד משהו כבר עכשיו.

המטרה של אוטומציה היא לא:
"לעבוד שעתיים ביום ובשאר הזמן לשבת עם שייק על החוף בתאילנד"
(תראו לי מישהו שבאמת חי ככה ולא על חשבון ההורים)

והמטרה היא גם לא "להגדיל רווחים בלחיצת כפתור", "לסגור פי אלף יותר מכירות",
או כל מיני שקרים אחרים שהאינטרנט מספר לפעמים.

כשזה מצליח, מה שבאמת מרוויחים זה:

• צמצום מטורף של העומס הקוגניטיבי
• הרבה פחות טעויות אנוש
• תהליכים מסודרים וברורים
• ועסק שעובד בצורה עקבית ורגועה יותר.

קצת פחות מפתה משייק בתאילנד, אני יודעת.
אבל בניגוד לשייק, אני מכירה לא מעט שבאמת חיים ככה.
חלקם לקוחות שלי.

אוטומציה טובה יכולה להרגיש כמו קסם, אבל לא מהסוג של ניצוצות וזיקוקים,
אלא מהסוג הסולידי.
כזה שמאפשר לך לקום בבוקר בנחת, ולעבוד בראש שקט.
קצת פחות מפתה, כאמור.
אבל בחיי שזה שווה את זה.

מתי אוטומציה באמת חוסכת זמן?

אוטומציה חוסכת זמן ועובדת כמו שצריך רק כשהיא נשענת על תהליך ברור שקיים גם בלעדיה.

דוגמאות קלאסיות:
1) קליטת לידים
מסלול קבוע שבו ליד נכנס, מקבל תשובה, ואז נקבעת שיחה / נשלח מסמך וכאלה.

2) הצעות מחיר
לא חייב להיות "אותו טקסט לכולם", אבל יש טמפלטים ועקרונות קבועים לפיהם כל הצעה נכתבת.

3) און-בורדינג ומעבר מליד ללקוח
יש רצף פעולות שחוזר על עצמו: תזכורת, שאלון, חומר הכנה, פולו-אפ אם לא הגיע, סיכום אחרי, חשבונית, קליטה.

במצבים כאלה, אוטומציה פשוט לוקחת משהו שכבר עובד –
ומורידה ממנו חיכוך.

במילים אחרות:
אם גם בלי אוטומציה ברור לך מה צריך לקרות בעסק בכל שלב – אוטומציה יכולה להפוך את הכל לקל ופשוט יותר.
אם לא ברור לך – זה בדיוק מה שעושים יחד באפיון, מבררים את הנקודות האלו לעומק ומקבלים החלטות.
ואם כל פעולה שקורית אצלך היא פתית שלג ייחודי, ואין שום אפשרות ליצור תהליכים אחידים וקבועים – אז אוטומציה כנראה לא תתאים לך, וחבל על הזמן והכסף.

אז למה "עשינו אוטומציה וזה לא עזר" קורה כל כך הרבה?

כאן מגיע החלק שפחות נעים לשמוע.

אם כל העשייה בעסק מבולגנת, אקראית, מפוזרת, תלויה באיך קמת בבוקר, או בקיצור:
נראית כמו חדר טיפוסי של נער מתבגר – אוטומציה לא תעזור בזה, היא רק תבליט את הכאוס.  

אוטומציה לא חוסכת זמן כש:

• אין תהליך ברור, וכל מקרה מטופל "איך שיוצא"
• כל לקוח מקבל יחס שונה לחלוטין, אין עקרונות מנחים קבועים
• יש הרבה החלטות קטנות שמתבצעות שוב ושוב
• לא עצרת רגע להחליט דברים לגבי העסק שלך, אלא זרמת כל פעם עם מה שצץ

במצבים כאלה, אוטומציה דווקא:

• מקבעת בלגן במקום לפתור אותו
• יוצרת מערכת שקשה להבין ולתחזק
• ומגבירה תסכול ("למה זה לא עובד כמו שחשבנו?")

לכן השאלה האמיתית היא לא "איזו מערכת הכי כדאי לבחור", אלא:

האם העסק שלך בכלל בשל להטמעה של אוטומציה?

אוטומציה ≠ גמישות

יש אמת לא נוחה שחשוב לי לשים על השולחן:
אוטומציה דורשת ויתור מסוים על גמישות.

כדי לבנות תהליך אוטומטי צריך להחליט:

• מה קורה קודם
• מה קורה אחר כך
• ומה לא קורה בכלל

זה מפחיד, במיוחד אם התרגלת "לשמור לעצמך" את האפשרות להגיב אחרת בכל סיטואציה שצצה. 

אבל פה מגיע הקטע המעניין:

בפועל, הרבה פעמים זה עובד הפוך.

דווקא כשיש תהליך קבוע – יש לך יותר חופש:

יותר מקום ליצירתיות, ליחס האנושי כשצריך, לבחירות שבאמת דורשות תשומת לב.

בקיצור:

אוטומציה לא באה להחליף אותך.

היא באה להפסיק לבזבז את הזמן שלך על כל מה שלא באמת מחייב מעורבות פעילה שלך, כדי לפנות כמה שיותר ממנו לכל הדברים שבהם אין לאוטומציה סיכוי להחליף אותך אי פעם.

אז איך אפשר לדעת אם אוטומציה מתאימה לעסק שלך עכשיו?

אפשר להתחיל מארבע שאלות פשוטות:

1. האם יש לי תהליכים שחוזרים על עצמם?
2. האם העומס שלי נובע בעיקר ממשימות קטנות שמפוזרות לאורך היום?
3. האם רוב הבלגן מגיע מניהול ותפעול של הדברים (תיאומים, מעקבים, פולו-אפים)?
4. האם הייתי רוצה פחות "להחזיק הכל בראש"?

אם ענית "כן" על חלק מהשאלות – או שפשוט יצא לך לחשוב יותר מפעם אחת בזמן האחרון: "אין מצב שככה הדברים קורים בשנת {השנה הזו}" – יש מצב שזה הזמן להטמיע אוטומציה בעסק.

לסיכום (בלי למכור פתרונות קסם)

אני הכי בעד קסמים, אבל אוטומציה עסקית היא לא פתרון קסם.
היא גם אף פעם לא מטרה בפני עצמה.

היא כלי.
וכמו כל כלי – היא עובדת טוב כשמשתמשים בה בהקשר הנכון, ובשלב הנכון.

אם העסק מרגיש עמוס, מבולגן, או תלוי יותר מדי בזיכרון ובאנרגיה שלך –
יכול מאד להיות שאוטומציה יכולה לעזור.
אבל רק אחרי שהאנשים בתמונה יעשו את העבודה שלהם כמו שצריך 😊