בודהי – לדעת את העץ

כדי לחסוך בעלויות, ביקשתי מג'ודית שתעבור על האוטומציות הקיימות ותבחן אילו מהן עדיין משמשות אותה. חבל להשקיע בתיקון של אוטומציות שכבר אינן רלוונטיות.

אחרי שקיבלתי ממנה את הרשימה, חיברתי את האפליקציה העדכנית של Pipedrive ותיקנתי על בסיסה את האוטומציות הדרושות. על הדרך עשינו קצת סדר, שיפצנו אוטומציות קיימות כך שיתאימו יותר לאופן שבו ג'ודית עובדת בשוטף, ואיחדנו תהליכים כך שידרשו פחות נפח פעילות ב-Zapier – שוב, חבל לשלם יותר אם אפשר לשלם פחות 🙂

את הלידים שמגיעים מכל המקורות חיברנו ל-Pipedrive ודאגנו שגם ייכנסו לרשימה רלוונטית ברב מסר. בשלב כלשהו ג'ודית גילתה שבשל שינוי בהגדרות של הדף העסקי בפייסבוק (הנודניקים משנים את ההגדרות שם כל שני וחמישי!) יש לידים מהחודשים האחרונים שהיא כלל לא ראתה ומן הסתם לא נתנה להם מענה. בתהליך אוטומטי הכנסנו אותם ל-CRM בבת אחת כדי לצמצם את הנזק ולאפשר לה להמשיך את התקשורת איתם.

אחד הכלים המשמעותיים עבור ג'ודית הוא היומן, בו היא מתאמת את ביקורי ההיכרות אצל הלקוחות ואת זמני הביצוע של הפרויקטים בפועל. ל-Pipedrive יש סנכרון מובנה ל-Google Calender, אבל הוא לא נתן לג'ודית מענה מספיק טוב, כי האירועים שנוצרו על בסיס הסנכרון לא כללו את כל האינפורמציה הדרושה והופיעו ביומן באופן שהקשה על ג'ודית ועל צוות העובדים להתנהל. בנינו תהליך שמתבסס על הסנכרון המובנה אך מתאים את אופן הצגת האירועים ביומן לצרכים של העסק.

האוטומציה שבנינו מעדכנת כל אירוע של ביקור לקוח או ביצוע עבודה עם כל הפרטים הדרושים, כולל קישור ישיר לכרטיס העסקה ב-Pipedrive, וגם צובעת אותו בצבע הנכון ב-Calender כדי שיהיה לג'ודית קל לעקוב אחרי ביצוע הפרויקטים בעסק.