בודהי – לדעת את העץ

הם מומחים בחידוש פרקטים. גם אוטומציות צריך לפעמים לחדש! 

"יש לי כמה זאפים שהפסיקו לעבוד".

ג'ודית פנתה אליי בשלהי הסגר הראשון של הקורונה. רמת הפניות שלי לכל דבר שאינו הישרדות יומיומית הייתה נמוכה מאד. עם זאת, מבלי להכיר אותי, ג'ודית הצליחה להניע אותי לפעולה די מהר עם המשפט הזה. 

לתקן אוטומציות שהתעייפו יכול להיות די מאתגר ולפעמים אפילו מעצבן, בטח כשאלו אוטומציות שלא אני בניתי. אז למה נדלקתי?

אוטומציה, כמו כמעט כל דבר אחר, דורשת תחזוקה ותיקונים מעת לעת. כשמתחקרים אוטומציות שהפסיקו לעבוד ומנסים לתקן אותן, צריך לצלול פנימה ולהבין מה בדיוק לא עובד, למה ואיך לפתור את זה. בקיצור, זה קצת כמו חדר בריחה. הדרך יכולה להיות מתסכלת, אבל הסיפוק כשמצליחים הוא עצום.

בימים שבהם לא היה לי סיפוק כמעט משום דבר, כל יום היה נראה כמו אתמול וכמו מחר, התגייסתי ברצון למשימה.

ג'ודית מנהלת את "בודהי – לדעת את העץ", חברה משפחתית המתמחה בליטוש ושחזור של רצפות עץ ופרקט. הם משתמשים ב-Pipedrive ב-CRM, והאוטומציות שנבנו עבורם לפני כמה שנים ב-Zapier היו מבוססות על גרסה ישנה של Pipedrive, שכבר אינה נתמכת, ולכן יצרה שגיאות ולמעשה הפסיקה לעבוד.

אז מה כלל הפרויקט?

ובפירוט:

כדי לחסוך בעלויות, ביקשתי מג'ודית שתעבור על האוטומציות הקיימות ותבחן אילו מהן עדיין משמשות אותה. חבל להשקיע בתיקון של אוטומציות שכבר אינן רלוונטיות.

אחרי שקיבלתי ממנה את הרשימה, חיברתי את האפליקציה העדכנית של Pipedrive ותיקנתי על בסיסה את האוטומציות הדרושות. על הדרך עשינו קצת סדר, שיפצנו אוטומציות קיימות כך שיתאימו יותר לאופן שבו ג'ודית עובדת בשוטף, ואיחדנו תהליכים כך שידרשו פחות נפח פעילות ב-Zapier – שוב, חבל לשלם יותר אם אפשר לשלם פחות 🙂

את הלידים שמגיעים מכל המקורות חיברנו ל-Pipedrive ודאגנו שגם ייכנסו לרשימה רלוונטית ברב מסר. בשלב כלשהו ג'ודית גילתה שבשל שינוי בהגדרות של הדף העסקי בפייסבוק (הנודניקים משנים את ההגדרות שם כל שני וחמישי!) יש לידים מהחודשים האחרונים שהיא כלל לא ראתה ומן הסתם לא נתנה להם מענה. בתהליך אוטומטי הכנסנו אותם ל-CRM בבת אחת כדי לצמצם את הנזק ולאפשר לה להמשיך את התקשורת איתם.

אחד הכלים המשמעותיים עבור ג'ודית הוא היומן, בו היא מתאמת את ביקורי ההיכרות אצל הלקוחות ואת זמני הביצוע של הפרויקטים בפועל. ל-Pipedrive יש סנכרון מובנה ל-Google Calender, אבל הוא לא נתן לג'ודית מענה מספיק טוב, כי האירועים שנוצרו על בסיס הסנכרון לא כללו את כל האינפורמציה הדרושה והופיעו ביומן באופן שהקשה על ג'ודית ועל צוות העובדים להתנהל. בנינו תהליך שמתבסס על הסנכרון המובנה אך מתאים את אופן הצגת האירועים ביומן לצרכים של העסק.

האוטומציה שבנינו מעדכנת כל אירוע של ביקור לקוח או ביצוע עבודה עם כל הפרטים הדרושים, כולל קישור ישיר לכרטיס העסקה ב-Pipedrive, וגם צובעת אותו בצבע הנכון ב-Calender כדי שיהיה לג'ודית קל לעקוב אחרי ביצוע הפרויקטים בעסק.

ומה יצא מכל זה?

פחות בלאגן בהזמנות, פחות התעסקות ידנית עם פרטים ותשלומים, פחות נייר מבוזבז(!) ותקשורת נוחה ועקבית יותר עם הלקוחות, בלי לבטל את היחס האישי והרגיש הדרוש כאן.

כמובן שעם זה מגיעה גם היכולת לקבל מספר גדול יותר של הזמנות, בידיעה שהכל מוחזק ומעודכן ובלי לחשוש שדברים יפלו בין הכסאות.

ג'ודית הפסיקה לקבל מיילים של שגיאה מ-Zapier והמערכות השונות חזרו לעבוד בשבילה, מבלי שהיא הייתה צריכה להתעסק בכל מה שמדליק אנשי אוטומציה (ומכבה את שאר האנושות).

  • Group 232
  • Group 230
  • Group 230

רוצה את הקסם הזה גם בעסק שלך?

הקסם מתחיל!

היי! אם הגעת לכאן כנראה שהגיע הזמן שנדבר :)
אפשר פשוט לבחור את הזמן המתאים לך ולקבוע שיחה ראשונית.
השיחה נועדה להיכרות ולבירור צרכים, היא חינמית וללא כל התחייבות.

אין מועדים קרובים שמסתדרים לך בלו"ז? רוצה לבדוק קודם אם בכלל רלוונטי שנדבר?