תראו מה הילה הקרציה מפולניה כתבה בניוזלטר האחרון שלה:

שמחתי שהילה כתבה את זה, כי אני חושבת שזו בעיה שנוגעת להרבה מאיתנו, ואני בהחלט פוגשת אותה בתהליכי הטמעה של אוטומציה ללקוחות שלי.

אין מה לעשות: אוטומציה = פחות גמישות.
בכל תהליך שנרצה לייצר לו אוטומציה, נצטרך להחליט הרבה החלטות ולשמור על מחויבות למה שהחלטנו.

זה אומר שצריך פעם אחת להחליט מה יישלח לליד שמתעניין ומתי, איך תיראה הצעת מחיר, מה יקרה אחרי שלקוח קובע פגישה ואיזה טקסט יופיע על החשבונית בסוף החודש.

צריך לייצר סטנדרט ולהתחייב אליו.
לחשוב מראש על כל השלבים והתרחישים האפשריים, לאפיין אותם ולבנות אוטומציה שתטפל בכל אחד מהשלבים האלו. ומהרגע שהעברנו לאוטומציה את השרביט, קשה (אם כי לא בלתי אפשרי) לבצע שינויים, וצריך לוותר על היכולת לבחור ולהחליט כל פעם מחדש.

רגע, מה אמרתי? לוותר על היכולת לבחור ולהחליט כל פעם מחדש?

אני רוצה לטעון שזה בדיוק ההיפך:
כשאנחנו בוחרים ומחליטים כל פעם מחדש:
– איזו הודעה לשלוח לליד הזה?
– איך לכתוב את ההצעה הזו?
– מה יקרה אחרי הפגישה הזו?
– איזה טקסט יהיה כתוב על החשבונית המאד ספציפית הזו?
ובכן,
הדבר המרכזי שאנחנו מוותרים עליו הוא – זמן יקר. 
ואנרגיות יקרות לא פחות.

אחד הדברים שאני מלמדת בסדנת "סודות הקסם של ניהול עסק" הוא לגבש נהלים לעסק.
זה אומר להחליט על תהליך קבוע שקורה בנוגע לכל סוג של פעולה עסקית: קליטת לידים, הצעות מחיר, פולואפים, גבייה, שיווק, ניהול יומן, וכן הלאה וכן הלאה.

השלב הזה הכרחי כדי להטמיע אוטומציה, אבל אפילו במצב שאוטומציה "גדולה עלינו" כרגע, נוהל קבוע – גם כזה שמתבצע ידנית לגמרי – חוסך את הצורך לחשוב ולהחליט כל פעם מחדש מה לעשות, איך ומתי, ביחס לתהליכים שלא באמת דורשים את זה.
אין צורך להמציא את הגלגל. 

הנה למשל תהליך קליטת ליד אצלי:

כל שלב ושלב פה זו החלטה שקיבלתי פעם אחת. וכן, ברור שהן גם משתנות לפעמים, ואני מתאימה את התהליך למציאות. אבל המשמעות היא שבשוטף, כשמגיע ליד חדש – אני לא צריכה להתלבט מה לעשות איתו. התהליך כבר קורה כמעט מעצמו.

נכון, בהטמעה של אוטומציה ואפילו בגיבוש של נוהל, אנחנו נאלצים לכאורה לוותר על חופש מלא של פעולה בעסק.
אבל מה אנחנו מרוויחים בתמורה?

• עוד זמן לעשות פעולות אסטרטגיות שבאמת מקדמות אותנו (ולא, לנסח במשך 17 דקות הודעה או להכין הצעת מחיר מאפס כל פעם מחדש – לא מקדם אף אחד לשום מקום).
• הפחתה משמעותית של עומס – לא רק העומס שבעצם ביצוע הפעולות הידניות, אלא העומס שנובע מהצורך לקבל החלטות כל הזמן על דברים שהיה אפשר להחליט לגביהם פעם אחת וזהו.
• עקביות ובהירות – אם אני יודעת בדיוק איך נראה כל תהליך בעסק שלי, הרעש בראש פוחת משמעותית. ואגב, הבהירות הזו גם עוברת ומשודרת ללקוחות.

כשאנחנו לא שם – קשה לדמיין את זה.
קשה להבין את מידת השחרור, הנחת והשקט הנפשי שמתקבלים מעצם הידיעה שהתהליכים בעסק ברורים, מסודרים וקבועים. אבל מהרגע שנמצאים שם, כבר אי אפשר לחזור אחורה.

כשאני רואה איך הלקוחות שלי משתחררים מהכאוס של החלטות יומיומיות ומתחילים סוף סוף לנשום ובאמת לנהל את העסק שלהם במקום להיות עסוקים בהעתק-הדבק ובכיבוי שרפות, אני מבינה שוב ושוב את הערך המטורף שהכלי הזה יכול לתת לעסק.

כמו כשלומדים לשחות: אם מחזיקים כל הזמן במעקה לא מתקדמים הרבה. ברגע שאנחנו מחליטים על נתיב ברור ודבקים בו, יש סיכוי טוב שנגלה חופש תנועה שלא הכרנו.
כך גם בעסק: כשמפסיקים להחזיק בכוח כל החלטה וכל פעולה קטנה, ונותנים לאוטומציה לעשות את העבודה, מגלים פתאום שהתודעה שלנו פנויה לחשוב, ליצור, ולהוביל את העסק קדימה.

אז כן, ויתרנו על הגמישות ובחרנו במחויבות. אבל בתמורה קיבלנו את הגמישות האמיתית – את היכולת להגיב מהר יותר לעולם המשוגע שלא מפסיק לזוז, את היכולת לתת שירות טוב יותר, ובעיקר – את החופש להיות העצמי היצירתי והאסטרטגי שלנו, זה שכדי לממש אותו פתחנו עסק מלכתחילה.