"בסוף כל חודש אני צריכה לשבת על הנתונים ולהתחיל לעשות סדר,
זה לוקח שעות ופשוט אין לי כוח…"
את המשפט הזה בווריאציות שונות שמעתי המון פעמים מלקוחות.
והאמת? שמעתי אותו גם מעצמי 🙂
משימות סיזיפיות ומשעממות למדי, שברור שייקחו כמה שעות טובות –
פשוט אין לנו כוח לעשות.
וזה ממש הגיוני.
אבל מה לעשות שיש דברים שצריך לעשות פעם בחודש (משכורות, מעבר על נתוני שיווק וקמפיינים, סדר בהוצאות החודשיות, גבייה מלקוחות ריטיינר וכו'),
ותמיד כשיגיע השלב הזה בחודש – נתבאס.
אז רציתי להציע פה פתרון שעובד מעולה גם לי וגם לכמה לקוחות שלי:
שימו לב, זה מהפכני!
נכון שזו משימה חודשית – אבל… (תופים)
אין שום מניעה לפצל אותה למשימות קטנות יומיות!
לא לכל סוגי המשימות זה רלוונטי, אבל כל עוד זה מתאפשר,
יהיה לנו קל יותר לסיים "מנה" קטנה של המשימה פעם ביום,
במקום לפנות לה כמה שעות משעממות בסוף כל חודש.
דוגמאות:
- עסק שעושה סיורים וצריך לשלם לכל מדריך/ה כל חודש לפי כמות הסיורים שהדריך/ה והסוגים שלהם. במקום לשבת לסכם את זה כל חודש – בנינו אוטומציה ששואבת את הנתונים מדי יום (כל יום את הנתונים של יום לפני) – עניין של חמש דקות ביום לעבור על הנתונים שהתווספו ולוודא שהכל מדויק (או לתקן מה שצריך), ובסוף החודש המשכורות מוכנות.
- עסק שצריך בקרה מתמדת על ההוצאות שלו: העובדים הונחו לדווח הוצאות בצורה מיידית באמצעות טופס ייעודי, ולא לחכות לסוף החודש. בכל יום מנהלת החשבונות עוברת על ההוצאות שנכנסו ומעדכנת את התקציב לשאר החודש בהתאם.
- עסק שמתבסס על כמויות של העברות בנקאיות, ובסוף כל חודש יש עבודה של כמה שעות להוציא קבלות לכל ההעברות – הפכנו את זה לפעולה יומית שלוקחת דקות ספורות באמצעות תיעוד בקובץ מסודר, שמוציא קבלות בצורה מרוכזת (ואוטומטית) בסוף החודש על בסיס הנתונים שנכנסו אליו מדי יום.
ולמה זה עובד?
1. כי קל יותר להניע את עצמנו לפעולה של כמה דקות כל יום מאשר לפעולה של כמה שעות כל חודש.
2. כי כשהדברים טריים בראש מזהים טעויות ופספוסים הרבה יותר מהר.
3. כי מה שהופך להרגל – פשוט יותר לביצוע.
