טריגרים, מטוסים ומה שביניהם (או: למה גם בלי אוטומציה חשוב להבין איך התהליכים שלנו בנויים)

"אמא, תזכרי לחגור אותי במטוס?"

הבת שלי מתקשה להירדם.

העולם פשוט מסקרן מדי. מאז שהיא נולדה.

מדי פעם לפני השינה מציפים אותה הרהורים, וכשהיא משתפת אותי זה תמיד מצחיק וכיף.

אז השבוע מה שהטריד אותה היה כדלהלן:

"אמא, אני מפחדת שכשנטוס במטוס את תשכחי לחגור אותי".

עכשיו, רק שנהיה מסונכרנים:

אין שום טיסה באופק, כן? איפה אנחנו ואיפה טיסה.

ובכל זאת, זה מה שהטריד את מנוחתה.

אז כמובן שאמרתי לה:

"מה פתאום שאני אשכח דבר כזה!

אם יום אחד הקורונה ה&*$%^& הזו תיגמר (טוב, את זה לא אמרתי)

ונחליט שבא לנו לחזור על החוויה ה.. ממ.. מהממת של טיסה עם ילדים (גם את זה לא)

ברור שאני אזכור לחגור אותך במטוס".

זה לא הרגיע אותה.

היא דרשה שאני אכתוב לעצמי פתק:

"כשיושבים במטוס, לא לשכוח לחגור את ליה".

אמרתי שבסדר ושלא תדאג וכיסיתי אותה שוב בשמיכה.

אבל בתוך תוכי חשבתי לעצמי: טריגר לא טוב.

בשלב זה אולי שאלת את עצמך:

מה קשור טריגר?

אז בעולם הפייסבוק ובכלל, כשאומרים "טריגר" לרוב מתכוונים להזהיר מתוכן שעשוי להיות רגיש.

אבל בעולם האוטומציה, טריגר הוא מה שמניע תהליכים וגורם לקסמים לקרות.

אגב, יש לו גם מינוח עברי: מַזְנֵק.

חמודים שם באקדמיה ללשון.

בכל אופן, טריגר הוא ההתחלה של כל תהליך אוטומציה.

הוא בעצם הפעולה שכשהיא מתרחשת, נרצה שיקרו אחריה רצף פעולות נוספות.

דוגמאות?

בטח.

לקוח מילא טופס באתר (טריגר) > עדכן את הפרטים שלו במערכת ניהול העסק (פעולה) > שלח אליו מייל אוטומטי בהתאם לשירות/מוצר שהתעניין בו (פעולה).

לקוח שילם על הרשמה לקורס (טריגר) > רשום אותו לקורס (פעולה) > הפק לו קבלה (פעולה) > המתן 5 ימים > שלח לו מייל "היי, התחלת? איך הולך בקורס?" (פעולה).

לא תמיד יש פעולה מסוימת שתניע את הפעולות הבאות שצריכות לקרות, ולכן לפעמים נקבע טריגרים מותני זמן:

כל יום ראשון בבוקר (טריגר) > סרוק את רשימת הפרויקטים בסטטוס "לתשלום" (פעולה) > שלח תזכורות גבייה ללקוחות (פעולה).

בכל 3 לחודש (טריגר) > עבור על תיקיית ההוצאות החודשיות בדרייב (פעולה) > הכן קובץ PDF מרוכז (פעולה) > שלח לרואה חשבון (פעולה).

עכשיו, מה זה טריגר טוב?

טריגר טוב הוא פעולה שהגיוני שתתרחש בזמן שאנחנו מצפים לה, ותניע את רצף הפעולות הבאות.

למשל, כשאני רוצה להפיק קבלה ללקוח, הגיוני שאני אצטרך לסמן ברשומה הרלוונטית במערכת שלי שהעסקה שולמה. זה טריגר טוב והגיוני, שיכול להוביל אחר כך לתהליך אוטומטי שייצור את הקבלה וישלח לו במייל.

מה זה טריגר לא טוב?

טריגר לא טוב הוא כזה שאין סיבה טבעית שתוביל אותי לזכור אותו באותו הקשר.

למשל, נניח שלקוח אישר הצעת מחיר (איזה כיף!).

עכשיו אני צריכה לקבוע איתו פגישת אפיון, לשנות את סטטוס הפרויקט במערכת ל"לביצוע" ולפתוח לנו מסמך עבודה משותף בדרייב.

אז הגיוני שהאישור של הצעת המחיר (טריגר) יתקשר אצלי בראש לצורך לקבוע עם הלקוח פגישת אפיון (פעולה), אבל אין קישור טבעי בין אישור ההצעה לבין הפעולות האחרות, ולכן סביר שהן פשוט לא יקרו.

אז כמובן שאצלי – כן, תנו לי רגע להשוויץ מה אכפת לכם – בתוך המייל שבו נשלחה הצעת המחיר מלכתחילה מופיע קישור לקביעת פגישת אפיון באופן עצמאי ע"י הלקוח, וקביעת הפגישה עצמה היא הטריגר שמניע אוטומטית את השלבים הבאים.

אבל גם לבעלות ובעלי עסקים שלא עובדים עם אוטומציה (בקרוב אצלכם) שווה לחשוב על התהליכים האלה ולייצר טריגרים מובנים שיעודדו את ביצוע הפעולות הבאות ברצף.

איך?

האמת שקשה לי "לנקות" את הרעיונות שלי מהטמעה של מערכות אוטומציה, אבל בגדול הצורך הבסיסי הוא קודם כל להאחיד תהליכים (להחליט בדיוק מה רצף הפעולות הקבועות שצריכות להתבצע בעקבות כל טריגר: כניסת ליד, קליטת לקוח, קבלת תשלום וכד').

אחר כך אפשר למצוא פתרונות אוטומטיים או פחות אוטומטיים – העיקר שהטריגר יהיה ברור וקבוע, וכך גם רצף הפעולות שאחריו.

אם לצורך העניין בקליטת לקוח התהליך נראה קצת אחרת בכל פעם, סביר מאד שנפספס פעולות חשובות שצריכות להתבצע.

חוץ מזה, חשוב מאד שהטריגר יהיה מחובר ישירות לרצף הפעולות שאחריו.

כשאנחנו מקבלים מייל – עצם קריאת המייל היא טריגר מעולה וטבעי לענות עליו. אם אנחנו לא רוצים לענות על המייל באותו רגע, חייבים לעשות משהו שייצור לנו טריגר לעשות את זה בהמשך, אחרת פשוט נשכח (למי מאיתנו זה לא קרה).

למשל: לסמן את המייל לטיפול בהמשך (ג'ימייל יודע "להקפיץ" לנו שוב את המייל בזמן שנבחר), לשלוח אותו למערכת ניהול המשימות שלנו, או פשוט להשאיר אותו כ"לא נקרא".

ועכשיו מה הקשר לחגורה במטוס?

כשאני עולה למטוס (במהרה בימינו אמן), אין שום דבר בעולם שיגרום לי לפשפש בתיק ולהוציא את אותו הפתק שהבת שלי רצתה שאכתוב, ולהיזכר לחגור אותה.

למעשה, פתקים הם באופן כללי אופציה די גרועה כי כמעט בשום מצב אין טריגר שיגרום לנו לזכור להסתכל בפתק מלכתחילה, ולא משנה כמה חשוב מה שכתוב שם.

למרבה המזל – יש טריגרים אחרים שיובילו לביצוע הפעולה הזו (למשל השילוט, הדיילות והתזכורות האינסופיות), כך שיכולתי להרגיע את הבת שלי שאין שום סיכוי בעולם שאשכח לחגור אותה במטוס.

בסוף היא נרדמה.

ספרי לי עוד על...

אולי יעניין אותך גם...

ביי ביי לגמישות, שלום לאוטומציה

נכון, בהטמעה של אוטומציה ואפילו בגיבוש של נוהל, אנחנו נאלצים לכאורה לוותר על חופש מלא של פעולה בעסק. אבל מה אנחנו מרוויחים בתמורה?

מה זה בכלל אפיון ובשביל מה זה טוב?

בכל פרויקט אוטומציה, לפני שבכלל נתחיל לבנות משהו, נצטרך לעשות אפיון. לא תמיד מי שפונה אליי מבין מה זה ובשביל מה צריך את זה. אז הנה אני מסבירה!

✨מדריך קסום במיוחד להורדה✨

"מה זה אוטומציה?"​
"העסק שלי צריך את זה?"​
"אפשר להפוך כל תהליך לאוטומטי?"​
"מאיפה כדאי לי להתחיל?"​

הכנתי לך מדריך שיענה על כל השאלות האלו!

דילוג לתוכן