כשיש ביקוש גדול למוצרים ותקופת מכירה קצרה, אוטומציה היא מאסט
דוידי ואילנה מ"שנה בגינה" הגיעו אליי דרך מכר משותף. בעסק המשפחתי שלהם הם מפיקים מוצרי נייר יפהפיים סביב תמונות שונות הקשורות לטבע ולצמחים. מוצר הדגל שלהם הוא לוח שנה מעוצב, מאויר ומקסים ביותר שמופק מדי שנה. קהילת הלקוחות שלהם גדלה משנה לשנה, והם מקבלים הזמנות פרטיות כמו גם קבוצתיות – מקהילות, עסקים, גופים חינוכיים וחנויות שרוצות לרכוש את המוצרים שלהם בצורה מרוכזת, אקולוגית ומשתלמת.
מטבע הדברים (😉), בעסק כזה יש תקופה מסוימת בשנה שבה מצטבר עומס גדול של עבודה – לקראת השקה של לוח שנה חדש. הזמנות פרטניות מתבצעות דרך אתר Wix ובו חנות. עד שהתחלנו לעבוד יחד, היה צורך להוריד את הנתונים של ההזמנות החדשות מדי יום, למיין ולסדר לפי פרמטרים שונים, להדפיס רשימות לאריזה וכן הלאה. עבור ההזמנות הקהילתיות לא היה להם סיסטם מסודר, כך שהיה צורך בהמון פינג-פונג עם המתעניינים, בלי תהליכים קבועים לרכישה, לגבייה או לפולואפ.
אז מה כלל הפרויקט?
- לוח בקרה ב-Airtable לריכוז ההזמנות
- חיבור חנות אינטרנטית באתר Wix ללוח הבקרה
- אפיון ובנייה של תהליכים קבועים לטיפול בהזמנות קהילתיות
- יצירת מיילים אוטומטיים למתעניינים לפי שלבי ההתקדמות של ההזמנה שלהם
- חיבור ל-iCount לצורך הפקת חשבוניות וקבלות
ובפירוט:
בשלב ראשון הקמתי לוח בקרה ב-Airtable ובו מידע על כל המוצרים שנמכרים דרך האתר. במקרה של "שנה בגינה" הייתה דרישה מיוחדת בנוגע לאופן ההצגה של המוצרים: הם מציעים מוצרים שהם למעשה "באנדל", כמו: לוח שנה ויומן, 3 לוחות במחיר מיוחד, וכד'. בסופו של דבר, עבור האריזה נוח יותר לראות כל הזמנה ברמת המוצרים הבודדים שיש לארוז – למשל: 1 לוח שנה 1 יומן, 3 לוח שנה וכן הלאה. נדרש הרבה זמן ולא מעט ניסיונות כדי להגיע לתוצאה הרצויה:
לאחר מכן חיברתי את ההזמנות מהאתר ל-Airtable ובנינו מיילים אוטומטיים שיישלחו ללקוחות לאחר שההזמנה שלהם יוצאת לדרך.
השלב הבא היה הטיפול בהזמנות הקהילתיות:
בניתי באתר 3 טפסים ייעודיים למתעניינים בהזמנה קהילתית, הזמנה לעסקים ולגופי חינוך או הזמנה לחנות. אפיינו תהליך סיסטמטי וקבוע לטיפול בכל אחד מסוגי ההזמנות הללו, ובנינו טפסי הזמנה הכוללים את המוצרים השונים שמיועדים לכל אחד מהם. כך, לאחר שאדם מביע התעניינות ראשונית בהזמנה קבוצתית, הוא מקבל מיד מייל אוטומטי עם תמונות והסברים על מוצרי "שנה בגינה" וגם קישור לטופס הזמנה, ולמעשה יכול להשלים את ההזמנה שלו עצמאית ומבלי שנדרשת מעורבות פעילה של הצוות.
כל הנתונים נאספים לטבלאות ייעודיות ב-Airtable, כך שבכל שלב ניתן לראות את הסטטוסים השונים של ההזמנות ולקדם אותן בתהליך. כמו כן, ניתן לסנן בקלות את ההזמנות השונות לפי המוצרים הכלולים בהן, לפי הסטטוסים או לפי כל פרמטר אחר. ברגע שמתבצעת הזמנה, היא מופיעה בלוח הבקרה יחד עם המוצרים הכלולים בה, והכל מסודר וברור.
מתעניינים שלא המשיכו להזמנה מקבלים פולואפ אוטומטי במייל, וכאלו שהשלימו הזמנה אך לא שילמו מקבלים גם הם תזכורת מתאימה. עם כל עדכון ידני בלוח הבקרה על תשלום שהתקבל – מופקת קבלה אוטומטית, ומיילים אוטומטיים נשלחים ללקוחות לפי השלבים השונים של ההזמנה.
ומה יצא מכל זה?
כל ההזמנות מרוכזות במקום אחד, עם מינימום העתק-הדבק ממקום למקום, כולל אפשרות ליצור תצוגות גמישות לפי סינונים ומיונים נדרשים. במקרים של שינוי כתובת או שינויים בתכולת ההזמנה, ניתן לעדכן ישירות בטבלה, מה שמאפשר נוחות מירבית גם לאנשי המשרד וגם לאורזים בשטח. ההתעסקות הידנית עם פולואפים, מעקב וגבייה צומצמה משמעותית, והזמנות שבעבר היו יכולות להתפספס לגמרי – זכו לטיפולה המסור של האוטומציה.
בתקופה החמה של המכירה המוקדמת לקראת ראש השנה, כשהזמנות צריכות להגיע עוד לפני החג, האוטומציה איפשרה לכל השפע הזה לפעול ולזרום, כשהלקוחות עדיין מקבלים יחס אישי והכל מוחזק ומנוהל בצורה מסודרת.
