עמותת לתת פה

קודם כל עשינו קצת סדר בטפסים שבאתר, והפכנו את כולם לטופס אחיד שמחובר ישירות ל-Pipedrive, כך שכל אדם שפונה אליהם דרך האתר מופיע אוטומטית ב-CRM כעסקה פוטנציאלית חדשה.

אותו תהליך של יצירת עסקה חדשה גם מייצר כרטיס לקוח בחשבונית ירוקה (או מעדכן לקוח קיים), ושותל קישור לכרטיס לקוח בשדה ייעודי ב-Pipedrive. באופן הזה, מתוך מערכת ה-CRM אפשר ללחוץ על קישור ולהגיע ישירות לכל המסמכים החשבונאים המקושרים לאותו לקוח.

לכל סוג תוכנית שהם מציעים לבתי ספר/קהילות שייכנו מוצרים ב-Pipedrive, כך שברגע ששדה "סוג תוכנית" מתעדכן – כל המוצרים שכלולים בתוכנית נכנסים לתוך העסקה ללא התעסקות ידנית.
יצרנו טמפלייט ב-Google Sheets של המסמך שהם צריכים לשלוח ללקוחות, ודאגנו שאם התמלאו תנאים מסוימים בעסקה – המסמך המתאים ייווצר אוטומטית עם הפרטים של מזמין/ת התוכנית ויישלח אליו למילוי, וקישור למסמך כמובן יעודכן ב-CRM.

לאחר מכן הגענו לטיפול בהפקת המסמכים החשבונאיים, וזה החלק המגניב באמת:

הם רצו אפשרות לייצר דרישות תשלום של חשבונית ירוקה מתוך ה-CRM, בלי לפתוח את חשבונית ירוקה בכלל. אבל – הם רצו גם אפשרות בקרה על המסמך שיוצא לפני שהוא נשלח ללקוח. 

אני אוהבת שמאתגרים אותי עם דברים שעוד לא יצא לי לעשות. בחשבונית ירוקה יש אפשרות ליצור טיוטה של מסמך מבלי להפיק אותו בפועל, אבל אין אפשרות לעשות את זה באוטומציה. מה שכן אפשר לעשות באוטומציה זה ליצור תצוגה מקדימה של מסמך – זה בעצם תהליך שלוקח תבנית של מסמך ומזין אליה את הפרטים, אך לא יוצר מסמך אמיתי בממשק של חשבונית ירוקה.

הוספנו שדה ב-CRM שמאפשר להם ליצור תצוגה מקדימה לבחירתם – לפי המוצרים שבעסקה או לפי הסכום הכולל שלה, כאשר קישור לתצוגה המקדימה של המסמך נכנס לתוך העסקה עצמה. בשלב הזה הם יכולים לבחון את המסמך, אם מרוצים – ליצור את המסמך מיידית, אם צריך שינויים – לשנות מה שצריך וליצור תצוגה מקדימה נוספת. כשלוחצים על "יצירת חשבון עסקה" המסמך נוצר, וקישור אליו נכנס לפרטי העסקה. 
אם התקבלה בקשה ליצירת מסמך אך המערכת מזהה שהלקוח אינו קיים בחשבונית ירוקה, מתקבלת התראה ב-CRM על כך, ואותו שדה שיצרנו מאפשר גם ליצור כרטיס לקוח ולאחר מכן ליצור את המסמך הרצוי.