עמותת לתת פה

לנהל פניות ממתעניינים, ליצור מסמכים, להפיק דרישות תשלום,
ולבצע את רוב המשימות בלי לעבור בין מערכת למערכת

מוגנות מינית. צמד מילים שאוצרות בתוכן כל כך הרבה.
כולנו רוצים עולם מוגן וטוב עבור הילדים/ות שלנו.

כשנחשפתי לראשונה לפעילות של עמותת "לתת פה", התרגשתי כאדם, כאישה וכאמא.
הם נותנים כלים פשוטים ויעילים לתקשורת עם ילדים, לזיהוי מצב של פגיעה וגם להתמודדות איתו.

למזלם, "לתת פה" התברכו במנהל פרויקט שיודע דבר או שניים על אוטומציה, ועד כמה היא יכולה לפשט תהליכים ולהקל על העבודה היומיומית.
כשהגעתי אליהם הם כבר עבדו עם Pipedrive כ-CRM, ואת המסמכים החשבונאיים הם הפיקו באמצעות חשבונית ירוקה, אבל היו חסרים להם הרבה חיבורים שיקלו על ההתנהלות היומיומית שלהם.

כשמישהו פנה אליהם להזמין תוכנית (למשל: דרך האתר שלהם), הם הזינו את הפרטים שלו באופן ידני לתוך מערכת ה-CRM. לאחר שדיברו עם הלקוח, הם עדכנו את סוג התוכנית שהוא מעוניין בה והוסיפו לתוך העסקה את מרכיבי התוכנית אחד-אחד (סדנאות, הרצאות, מופעים וכד'). אחרי סגירת עסקה הם יצרו עבור הלקוח קובץ Google Sheets לפירוט הסדנאות וההרצאות ותאריכיהן ושלחו במייל, נכנסו לחשבונית ירוקה כדי להפיק דרישת תשלום (העתקה של כל שורות המוצרים מה-Pipedrive, כל אחת בנפרד!), ועוד ועוד פעולות ידניות.

בקיצור, כל מה שמקפיץ לאנשי אוטומציה את החשק המיידי לייעל את כל זה…

אז מה כלל הפרויקט?

ובפירוט:

קודם כל עשינו קצת סדר בטפסים שבאתר, והפכנו את כולם לטופס אחיד שמחובר ישירות ל-Pipedrive, כך שכל אדם שפונה אליהם דרך האתר מופיע אוטומטית ב-CRM כעסקה פוטנציאלית חדשה.

אותו תהליך של יצירת עסקה חדשה גם מייצר כרטיס לקוח בחשבונית ירוקה (או מעדכן לקוח קיים), ושותל קישור לכרטיס לקוח בשדה ייעודי ב-Pipedrive. באופן הזה, מתוך מערכת ה-CRM אפשר ללחוץ על קישור ולהגיע ישירות לכל המסמכים החשבונאים המקושרים לאותו לקוח.

לכל סוג תוכנית שהם מציעים לבתי ספר/קהילות שייכנו מוצרים ב-Pipedrive, כך שברגע ששדה "סוג תוכנית" מתעדכן – כל המוצרים שכלולים בתוכנית נכנסים לתוך העסקה ללא התעסקות ידנית.
יצרנו טמפלייט ב-Google Sheets של המסמך שהם צריכים לשלוח ללקוחות, ודאגנו שאם התמלאו תנאים מסוימים בעסקה – המסמך המתאים ייווצר אוטומטית עם הפרטים של מזמין/ת התוכנית ויישלח אליו למילוי, וקישור למסמך כמובן יעודכן ב-CRM.

לאחר מכן הגענו לטיפול בהפקת המסמכים החשבונאיים, וזה החלק המגניב באמת:

הם רצו אפשרות לייצר דרישות תשלום של חשבונית ירוקה מתוך ה-CRM, בלי לפתוח את חשבונית ירוקה בכלל. אבל – הם רצו גם אפשרות בקרה על המסמך שיוצא לפני שהוא נשלח ללקוח. 

אני אוהבת שמאתגרים אותי עם דברים שעוד לא יצא לי לעשות. בחשבונית ירוקה יש אפשרות ליצור טיוטה של מסמך מבלי להפיק אותו בפועל, אבל אין אפשרות לעשות את זה באוטומציה. מה שכן אפשר לעשות באוטומציה זה ליצור תצוגה מקדימה של מסמך – זה בעצם תהליך שלוקח תבנית של מסמך ומזין אליה את הפרטים, אך לא יוצר מסמך אמיתי בממשק של חשבונית ירוקה.

הוספנו שדה ב-CRM שמאפשר להם ליצור תצוגה מקדימה לבחירתם – לפי המוצרים שבעסקה או לפי הסכום הכולל שלה, כאשר קישור לתצוגה המקדימה של המסמך נכנס לתוך העסקה עצמה. בשלב הזה הם יכולים לבחון את המסמך, אם מרוצים – ליצור את המסמך מיידית, אם צריך שינויים – לשנות מה שצריך וליצור תצוגה מקדימה נוספת. כשלוחצים על "יצירת חשבון עסקה" המסמך נוצר, וקישור אליו נכנס לפרטי העסקה. 
אם התקבלה בקשה ליצירת מסמך אך המערכת מזהה שהלקוח אינו קיים בחשבונית ירוקה, מתקבלת התראה ב-CRM על כך, ואותו שדה שיצרנו מאפשר גם ליצור כרטיס לקוח ולאחר מכן ליצור את המסמך הרצוי.

ומה יצא מכל זה?

פחות התעסקות ידנית, עבודה מול מערכת מרכזית אחת בשוטף והרבה פחות Copy-Paste.
והעמותה הזו, שאני כל כך מאמינה בפעילות שלה ובאנשים שמובילים אותה, יכולה עכשיו לעשות את הפעילות החשובה שלה טוב יותר.

  • Group 232
  • Group 230
  • Group 230

רוצה את הקסם הזה גם בעסק שלך?

הקסם מתחיל!

היי! אם הגעת לכאן כנראה שהגיע הזמן שנדבר :)
אפשר פשוט לבחור את הזמן המתאים לך ולקבוע שיחה ראשונית.
השיחה נועדה להיכרות ולבירור צרכים, היא חינמית וללא כל התחייבות.

אין מועדים קרובים שמסתדרים לך בלו"ז? רוצה לבדוק קודם אם בכלל רלוונטי שנדבר?