פרויקט ירושלמי להתחדשות חינוכית שרץ בכ-130 בתי ספר.
איך כל מנהל ומנהלת מקבלים יחס אישי?
כבר הזכרתי שאני מורה?
אני מגיעה מעולם החינוך, וככזו, פרויקטים חינוכיים נוגעים ללבי במיוחד.
לצערי, עולם החינוך על חלקיו השונים לרוב לאו דווקא מתנהל ביעילות מירבית (אני נזהרת), למרות שמכל בחינה אחרת בתי ספר הם קרקע מושלמת לפרויקטים של התייעלות ואוטומציה: תהליכים שחוזרים על עצמם שוב ושוב, בסדרי גודל שלגמרי מצדיקים תשתית אוטומטית. אבל נניח לזה.
במינהל חינוך ירושלים יצאו השנה בקול קורא לבתי הספר בעיר, המזמין אותם לעצב מחדש את הלמידה וההוראה בכיתות, תחת הכותרת "הוראה ולמידה ירושלמית מ'חדש". מדובר בהזמנה ליצור שינויים וחידושים במערכת השעות, באופני הלמידה וההוראה ועוד, שיגובו בריהוט חדש המעודד למידה פעילה ועצמאית.
לקול הקורא נענו כ-130 בתי ספר, שנכנסו לתהליך ארוך של גיבוש תוכנית השינוי, דיוק המטרות וההחלטות ובסופו של דבר גם בחירת הריהוט עצמו.
מן הסתם, תהליך כזה דורש הרבה עבודה עם נתונים, קבלת מידע מבתי הספר ושליחה חוזרת של מידע אליהם באופן מותאם אישית. איזה כיף שיש כלי אוטומציה שמאפשרים לעשות את כל זה בלי לשבור את הראש ובעיקר בלי לבזבז זמן על העתק-הדבק 130 פעמים.
אז מה כלל הפרויקט?
- פתיחת חשבון ברב מסר וחיבור טופס ההרשמה של המנהלים/ות אל החשבון
- דפי נחיתה ברב מסר עם טפסים לכל שלב בתהליך
- מיילים אוטומטיים מותאמים אישית לפי שלבי התהליך
- תזכורות אוטומטיות עבור מנהלים/ות שלא התקדמו
- תיקיית Google Drive לכל בי"ס לצורך העלאת קבצים רלוונטיים
- יצירת מצגות Google Slides עבור כל בי"ס לעריכה
ובפירוט:
כדי לעבוד יעיל, התחלנו עם פתיחת חשבון ברב מסר.
מנהלים/ות שנרשמו בטופס ההתעניינות באתר הקול הקורא נכנסו לרשימה ברב מסר, והמשך התקשורת איתם הייתה באמצעות מיילים אוטומטיים ממערכת הדיוור.
כל התקדמות של שלב בתהליך (בחירת שכבות, הגשת תוכנית השינוי, קביעת תאריך לייעוץ וכד') עברה דרך הגשת טופס והתעדכנה אוטומטית בלוח בקרה ב-Airtable. יצרנו תצוגות שיתופיות של לוח הבקרה לפי תנאים וחתכים שונים, כך שהיה לממונים ולמלווים קל לעקוב אחרי ההתקדמות של בתי הספר שתחת אחריותם.
העבודה מול לוח הבקרה איפשרה גם לשלוח תזכורות לפי הצורך לאלו שנתקעו מאחור. כל מנהל/ת קיבל/ה תזכורות המותאמות לשלב בו בית הספר שלו/ה נמצא בתהליך, ורק כשהיה צורך, כך שבתי הספר שכבר רצו והתקדמו הלאה לא קיבלו ניג'וזים מיותרים.
המיילים עצמם כללו שדות מותאמים אישית, שהתעדכנו מתוך הנתונים שמנהלים/ות מילאו בטפסים (למשל: השכבה הנבחרת, תקציר תוכנית השינוי, התאריך שנבחר לייעוץ וכד'), כך שכל מנהל/ת קיבל/ה בכל פעם מייל אישי ורלוונטי לבית הספר שלו/ה.
כשהגיע השלב של שליחת מכתבי התשובה לבתי הספר, המעדכנים אותם על תוצאות הקול הקורא, יצרנו טמפלייט ב-Google Docs ותהליך אוטומציה המבוסס עליו. התהליך הזה ייצר מכתבים בפורמט PDF על בסיס הטמפלייט והנתונים של כל בית ספר ובית ספר, ושלח את המכתבים למנהלים/ות בצורה אוטומטית לגמרי. תחשבו כמה עבודה נחסכה – במקום להעתיק את הקובץ 130 פעמים ולשנות את שם בית הספר, שם המנהל/ת ושאר הפרטים, להמיר ל-PDF, לשלוח – 130 מכתבים נוצרו בעבודה של כשעה-שעתיים, כולל הכנת הטמפלייט עצמו.
בהמשך כל בית ספר נדרש למדוד את הכיתות והחדרים לקראת בחירת הריהוט.
שוב חשבנו כיצד לבצע את המשימה הזו במקסימום יעילות ומינימום התעסקות, והפתרון שמצאנו היה ליצור מצגת הנחיות ב-Google Slides שכל בית ספר יקבל עותק ממנה, ובה יהיה ניתן להכניס מדידות ותמונות של הכיתות הרלוונטיות.
שוב יצרנו טמפלייט, הפעם ב-Google Slides, ובנינו תהליך שיצר לכל בית ספר תיקייה ב-Google Drive, שתל בה עותק אישי של המצגת (פתוחה לעריכה עבור המנהל/ת כמובן), הוסיף כמה קבצים דרושים נוספים ועדכן את הקישור לתיקייה ברב מסר, כך שהמייל ששלחנו לאחר מכן למנהלים/ות הכיל עבור כל אחד/ת את הקישור לתיקייה של בית הספר שלו.
עד כאן סבבה, רק שעכשיו צריך גם לבדוק ברמה יומית מי כבר ביצע את המדידה ולעשות בקרת איכות למדידות עצמן. אז בנינו תהליך נוסף שפעם ביום עובר על כל המצגות ובודק אם הן עודכנו ביממה האחרונה. את המצגות שעודכנו הוא שולח במייל לצוות התוכנית לצורך בקרת איכות אנושית. זה לא פתרון מושלם כי לפעמים "עדכון" במצגת זה רק שמישהו פתח אותה ושכפל שקופית, והמדידות עצמן לא מופיעות עדיין. אבל זה עדיין עדיף מלעבור פעם ביום על 130 תיקיות ולבדוק אם השתנה משהו.
ומה יצא מכל זה?
הפרויקט התגבש, התקדם ויצא לפועל כשכל נושא התקשורת עם המנהלים/ות מטופל ברובו בצורה אוטומטית. כל מנהל/ת בית ספר קיבל/ה מיילים ומסמכים המותאמים לבית הספר שלו/ה, ותחושת היחס האישי נשמרה על אף מימדי הפרויקט.
בעקבות הפרויקט אפילו פנתה אליי מנהלת בית ספר אחת כדי לשמוע על מתודות העבודה ולהבין איך היא תוכל ליישם אותם בבית הספר שלה, כך שיש תקווה לאוטומציה והתייעלות גם בשדה החינוכי.
