בצופן מפתיע

איך למנוע מצב שבו התעסקות ידנית של כמה דקות
מוכפלת למימדים מפלצתיים כשהמספרים גדלים

ילדה שישית זה לא צחוק.
חוץ מזוג ההורים להם נולדתי, קיבלתי 4 אחים ואחות לשאת אליהם עיניים, ללמוד מהם ולעמוד בציפיות שלהם.
כשהתחלתי לעבוד עם אחי חובב במיזם "החופש ללמד", חששתי קצת – אומרים שלא טוב לערבב משפחה וביזנס. היו שם מורכבויות, אבל זה נושא אחר וידובר בפעם אחרת.
מה שחשוב הוא שהעבודה במיזם הזה הייתה חתיכת בית ספר, ושחובב הוא המודל שלי ליזמות, לחשיבה יצירתית ולעבודה קשה ב-10 אצבעות.
אז כשנקראתי לדגל כדי לעזור לו עם ניהול נתונים וקצת אוטומציה, כמובן שנעניתי.

חובב ומשפחתו מפיקים "ערכות בריחה" לאירועים משפחתיים ולחגים תחת הכותרת "בצופן מפתיע – קופסאות בריחה בהתאמה אישית".
באווירת הסגר של ספטמבר 2020 הם הכינו ערכת בריחה לחגי תשרי, להפצה בנקודות מכירה ברחבי הארץ.
כל מפיץ מקבל קישור לקבוצת Paybox, והקהל הרחב מוזמן להיכנס לרשימת הקבוצות, לבחור נקודת איסוף הקרובה למקום מגוריו, ולשלם דרך קישור ה-Paybox הרלוונטי.

גאוני, נכון?

עכשיו תדמיינו את כמות האופרציה שזה דורש מאחורי הקלעים:
בכל פעם שמצטרף מפיץ צריך ליצור קבוצת Paybox חדשה, לשלוח למפיץ את הקישור שלו כדי שיפיץ בעצמו, ולעדכן את הפרטים ברשימת הקבוצות כדי שרוכשים יוכלו להצטרף לקבוצה.
תכפילו ביותר מ-100 מפיצים.
וזה עוד לפני שנכנס לקוח פוטנציאלי אחד כדי לרכוש את הערכה.

גוועאלד!

כדי שזה יעבוד, התהליך צריך להיות כמה שיותר פשוט – הן למפיצים והן לרוכשים הפוטנציאליים, וכמובן גם למי שמאחורי הקלעים.
זה היה מסוג הפרויקטים הקלילים והכיפיים, כבר תוך כדי השיחה הראשונית ראיתי בעיני רוחי איך הפתרון הולך להיראות, וכך היה.
הדבר היחיד שלא היה אפשר לעשות אוטומטית הוא לפתוח את קבוצות ה-Paybox (אחד האחיינים שלי זכה במשימה המרתקת), ומשם התקדמנו בקלות.

אז מה כלל הפרויקט?

בפירוט:

יצרנו לוח בקרה ב-Airtable, כאשר כל מי שרצה להירשם כמפיץ מילא טופס ונכנס לשם. בעבודה ידנית שדרשה דקה כל מפיץ שביקש להירשם קיבל קישור לקבוצת Paybox מתוך הקבוצות שנפתחו מראש, וסומן כ"מפיץ מאושר".

כל מפיץ ש"אושר" במערכת קיבל מיידית SMS עדכון עם קישור לקבוצת ה-Paybox שלו, על מנת שיוכל להפיץ את הקישור בסביבתו הקרובה. במקביל, הפרטים שלו התעדכנו אוטומטית בטבלה דינמית של נקודות האיסוף.

הרוכשים נכנסו אל עמוד שבו הוטמעה הטבלה הזו ובחרו את נקודת האיסוף הקרובה למקום מגוריהם.

בהמשך שלחנו טופס לכל המפיצים ובו הם עדכנו את פרטי הכתובת המלאים שלהם, שהוצגו עבור הרוכשים בשלב איסוף הערכות באותה טבלה ממש, כך שכל רוכש ידע בדיוק מאיפה לאסוף את הערכה שהזמין.

אז מי אמר שלא מערבבים משפחה וביזנס?

מה שיפה זה שהפרויקט הזה כלל בעיקר חשיבה על התנהלות נכונה עם נתונים ותהליכים, ודי מעט אוטומציה. ההתנהלות החכמה איפשרה לחובב כבעל עסק לא לפחד ממצב שבו הרבה אנשים יתעניינו בערכה וירצו להיות מפיצים או לרכוש אותה, כי אישור של מפיץ במערכת דורש פעולה ידנית קטנה ופשוטה, ומשם הכל קורה (כמעט) מעצמו.

ומה יצא מכל זה?

בפרויקט ההפצה נמכרו מאות ערכות, המפיצים לא נדרשו כמעט להתעסקות עם הרוכשים וקיבלו תגמול ראוי על רצונם הטוב, ומשפחות רבות זכו לשמוח קצת יותר בחגי הסגר המבאסים בזכות ערכות הבריחה האתגריות שהן קיבלו.

  • Group 232
  • Group 230
  • Group 230

רוצה את הקסם הזה גם בעסק שלך?

הקסם מתחיל!

היי! אם הגעת לכאן כנראה שהגיע הזמן שנדבר :)
אפשר פשוט לבחור את הזמן המתאים לך ולקבוע שיחה ראשונית.
השיחה נועדה להיכרות ולבירור צרכים, היא חינמית וללא כל התחייבות.

אין מועדים קרובים שמסתדרים לך בלו"ז? רוצה לבדוק קודם אם בכלל רלוונטי שנדבר?