גרפיטיול

התחלנו בהטמעה של מערכת Pipedrive, שהיא מערכת CRM (ניהול קשרי לקוחות) מכוונת מכירות. חיברנו את מקורות הלידים ל-Pipedrive כך שכל פנייה חדשה תוכנס אוטומטית למערכת ותועבר לטיפול של צוות המכירות. עצם המעבר מקובץ האקסל של הלידים לשימוש במערכת מסודרת וייעודית לניהול לידים היה משמעותי מאד לצוות המכירות, עוד לפני שהכנסנו אוטומציה לתמונה.

בשלב הבא אפיינו תהליכים קבועים לטיפול בפניות הנכנסות, כולל נוסחים לשליחת מיילים והודעות וואטסאפ באמצעות bulldog – מערכת אינטגרציות לוואטסאפ. ניתחנו את תרחישי השיחה השונים האפשריים, ובנינו אוטומציה שתטפל בכל אחת מהאפשרויות – רכישה באתר ה-WooCommerce של גרפיטיול שמובילה להוצאת קבלה במערכת iCount, עדכון ב-Pipedrive והקמת האירוע ביומן, או המשך מעקב ופולואפ במקרה שהלקוח/ה עדיין לא רוצה לרכוש. 

אלינוי היא אלופת הקופיריטיינג, כך שכבר תוך כדי העבודה ראינו איך הפולואפים שהיא ניסחה לגמרי עושים את העבודה ומעודדים את הלקוחות להתקדם לרכישה וסגירה של סיורים. 

בנוסף, יצרנו אוטומציה שמתעדכנת מהשיבוצים ביומן ושולחת את שם המדריך/ה ששובץ/ה לכל פעילות לעסקאות הרלוונטיות במערכת ה-CRM, כך שבתזכורות האוטומטיות ללקוחות לקראת פעילות מופיע השם של המדריך/ה הספציפי/ת שלהם/ן – חוויית לקוח מותאמת אישית והרבה יותר נעימה. תזכורות אלו כוללות כיום גם שאלון שאוסף מהלקוחות פרטים נדרשים לקראת הסיור, ומציע להם/ן להצטרף לרשימת התפוצה (האישור בתורו מכניס אותם/ן אוטומטית למערכת Smoove לצורך המשך תקשורת ודיוור בעתיד).

גם המדריכים מקבלים תזכורות לקראת פעילות, ואפילו מוקמת עבורם אוטומטית תיקייה ב-Google Drive עבור התמונות שיצלמו בסיור. אלו, בתורן, יישלחו ללקוחות לאחר הפעילות יחד עם קופון אישי שנוצר עבורם ומעודד רכישה חוזרת.

במקביל עבדנו על תהליכים אחרים המותאמים ללקוחות עסקיים, כלומר – חברות או ארגונים שרוכשים סיורים לא דרך האתר, אלא באופן פרטי. גם עבורם יצרנו נהלים אחידים לטיפול בפניות, ואוטומציות לפולואפ ולעידוד רכישה, כולל מעקב אחרי התשלומים והגבייה. טכניקה מעניינת שהשתמשנו בה היא יצירת טופס הזמנה ייחודי עבור כל עסקה במערכת ה-Pipedrive, כך שלאחר קבלת הצעת המחיר – הלקוח למעשה יכול לסגור את הפעילות עצמאית וללא תלות בצוות המכירות שיהיה איתו בקשר.