להלן וידוי: אני אוהבת כשפגישות מתבטלות.
יש מושג כזה בפסיכולוגיה – "חדוות הביטול". השמחה הזו שאני מרגישה בלב כשפגישה מתבטלת, כנראה אומרת משהו על היחס שלי לפגישות.
עכשיו, מדובר על פגישות זום, כן?
הקורונה מאד עזרה בהיבט הזה, ובתור בעלת עסק שנולד בתקופת הקורונה –
את כמות הלקוחות שלי שפגשתי פיזית אפשר לספור על כף יד אחת.
ועדיין, גם כשזה לא דורש לצאת מהבית, להיתקע בפקקים ולחפש חנייה – אני פשוט לא חובבת פגישות.
והאמת, נראה לי שזו נטייה משותפת לרוב בני האדם שפגשתי (חה).
אבל לפעמים אין ברירה, נכון?
החיים דורשים מאיתנו לקיים פגישות מפעם לפעם.
אז הנה כמה טיפים כדי לנהל פגישות בצורה יותר יעילה, נוחה וממוקדת.
1. הקצאת זמנים מסוימים במהלך היום ובמהלך השבוע:
את הזמנים הכי מרוכזים ופרודוקטיביים כדאי לשמור למשימות אחרות, ולכן אני ממליצה לאפשר לקבוע פגישות רק בשעות מסוימות.
ואלו ממש לא צריכים להיות הזמנים הכי טובים שלך.
אפשר לקיים פגישה טובה גם על חצי כוח, אבל אני הבחנתי על עצמי שלנסות לבצע משימות שדורשות ריכוז מלא בשעות הצהריים, אחרי בוקר מלא פגישות – פשוט לא עובד לי.
פגישות דורשות ממני המון אנרגיה ולכן אחריהן אני בדרך כלל מותשת ולא מרוכזת.
לכן, ברוב המקרים, פגישות איתי יהיו בצהריים.
לגבי מהלך השבוע, זה שינוי שהכנסתי בלו"ז לא מזמן:
החלטתי על יומיים בשבוע שבשעות הצהריים שלהם אני מקיימת פגישות.
וזהו. כמה שאני מצליחה לשמור על הימים האחרים פנויים יותר – ככה השבוע שלי ייראה יותר טוב.
כמובן שגם לדחוף יותר מדי פגישות ברצף זה לא טוב, אז אני מנסה לשמור על איזון (טיפ חשוב לגבי זה בהמשך), אבל הבנתי שאני פשוט לא יכולה לבלות את כל השבוע שלי בפגישות.
גם ברמה היומית וגם ברמה השבועית יש חריגות לכאן ולכאן, ולפעמים אני נאלצת להתגמש עם החוקים שקבעתי לעצמי,
ועדיין – עצם העובדה שהם קיימים מלכתחילה עוזרת לי המון בניהול שאר הלו"ז בצורה טובה.
עוד טיפ קטן בהקשר זה: לא לקבוע פגישות ארוכות מדי. יותר משעה וחצי זה פשוט לא אפקטיבי ב-99% מהמקרים.
2. שימוש במערכת לקביעת פגישות:
אני משתמשת ב-Calendly אבל יש המון מקבילות.
המערכת הזו מתממשקת ליומן ומאפשרת לתת למי שרוצה לקבוע פגישות מסוימות ישירות מול היומן שלי, בלי שאני צריכה לעשות את זה בעצמי.
זה חוסך את כל ה:
– "נוח לך בשלישי ב-10?"
– "לא, אני יכולה בשלישי רק אחרי 12. איך את ברביעי ב-12?"
– "לא טוב, בואי נבדוק שבוע הבא?"
וככה הלכו להן דקות יפות מהחיים שלעולם לא יחזרו. חבל.
אגב, משהו שלמדתי עם הזמן זה שבגלל ההגבלות שאני קובעת מבחינת הזמנים הפתוחים לפגישות,
לפעמים א/נשים לא ימצאו זמנים מתאימים בקלנדלי.
לכן, אני כמעט תמיד מוסיפה משפט של "אם לא מצאת בקלנדלי זמנים מתאימים, אני מציעה לכתוב לי בחזרה 2-3 מועדים שאפשריים לך כדי שאתאים את עצמי".
אפילו בלי להשתמש במערכת ייעודית, המשפט הזה כשלעצמו חוסך המון פינג פונג.
מומלץ.
3. לחשוב אם הפגישה באמת הכרחית:
זה אולי הטיפ הכי חשוב שיש לי. הוא אולי מובן מאליו אבל בגלל שרובנו כל כך התרגלנו לפגישות כל הזמן, לפעמים בכלל לא נחשוב על זה.
והטיפ הוא כזה:
לפני קביעת פגישה, פשוט להקדיש חצי דקה כדי לחשוב אם היא באמת הכרחית או שאפשר לוותר עליה.
יש היום מגוון דרכים אחרות לתקשר, שלא דורשות פגישה או בכלל נוכחות משותפת של שני הצדדים באותו זמן: אפשר לעשות את זה במלל (מייל/מסמך/טבלת משימות/וואטסאפ/סלאק/יונת דואר), בקול (הודעות קוליות בוואטסאפ), ואפילו בווידיאו (אני משתמשת במערכת שנקראת Loom ומאפשרת להקליט את המסך ולשתף את הסרטון בקלי קלות).
לא מזמן עבדתי עם לקוחה שגרה בצד השני של העולם באזור זמן שפשוט לא איפשר לנו להיפגש בזום –
והצלחנו לעשות יחד פרויקט שלם בעבודה א-סינכרונית, בלי שנדרש מאיתנו בכלל למצוא זמן ששתינו פנויות בו.
זה לגמרי אפשרי.
ואם בכל זאת נדרשת שיחה, אולי יש מקום לשקול לעשות שיחת טלפון במקום פגישה או פגישת זום.
לטלפונים, לפחות אצל חלק מהא/נשים יש נטייה להיות יותר קצרים מפגישות.
4. להכין פגישות מראש! ולהשאיר זמן גם כדי לסגור אותן כמו שצריך:
להתכונן לפגישות יכול להפוך אותן להרבה יותר אפקטיביות וקצרות.
אני ממליצה בכל יום להקדיש כמה דקות כדי לעבור על היומן של מחר, לראות איזה שיחות או פגישות יש לי, ולהכין את עצמי אליהן.
אפשר גם לשלוח מייל לקראת הפגישה כדי לפקס את מי שבצד השני על המטרה של הפגישה ועל מה בעצם נדבר בה.
אצלי, למשל, לפני שיחות היכרות עם מתעניינים (שהן טלפוניות אמנם אבל הן בכל זאת סוג של פגישה), נקבעת תזכורת אוטומטית ביומן כמה דקות מראש כדי שאעבור על הפנייה של המתעניין/ת, אציץ באתר של העסק, אלמד קצת יותר על מי שאני הולכת לדבר איתו/ה ואגיע לשיחה מוכנה יותר.
חוץ מזה, אני משתדלת מאד מאד להשאיר buffer time בין פגישה לפגישה, כדי שיהיה לי זמן לסכם את הפגישה במסמך, במערכת ניהול הלקוחות/המשימות או במייל (לפי מה שרלוונטי), מה שיעזור לכל הצדדים לזכור ולהבין על מה דיברנו.
5. "סוף מעשה במחשבה תחילה":
כשאני מתחילה פגישה אני רוצה שתעמוד לי בראש המטרה שלה.
מה אני רוצה להשיג בפגישה הזו?
מה אני רוצה שיהיה לי או לנו כשהיא תסתיים?
אם הגדרנו מראש את התוצר, את היעד, את המטרה – You name it – יש סיכוי טוב יותר שבאמת נגיע לשם, ולא סתם נבזבז את הזמן היקר של כל הנוכחים/ות.
יש מצב שאפילו נוכל לסיים את הפגישה לפני הזמן, כי גילינו שכבר השגנו את מה שרצינו, ואיזה כיף.
יאללה, פגישות מהנות לכולנו!
