קחו הצעה פרקטית.
הכי פרקטית שיש לי.
קחו דף. או תפתחו מסמך חדש בגוגל דוקס (הנה טיפ: פשוט להקליד doc.new בשורת הכתובת וזה יקרה לבד).
עכשיו תכתבו את כל מה שצריך לקרות בעסק.
הכל.
ניהול פניות, שירות לקוחות, מכירות, שיווק, ניהול מלאי, הנהלת חשבונות, You name it.
תחת כל כותרת כזו אמורה להיות רשימה של פעולות שקשורות אליה.
למשל תחת ניהול פניות נרשום את כל הערוצים דרכם לקוחות פונים אלינו (מייל/וואטסאפ/טופס באתר/טלפון/יונת דואר), ואת כל מה שצריך לקרות מהרגע שהגיעה פנייה.
אפשר בהחלט לרשום גם דברים שלא קורים בפועל, או לא קורים כמו שצריך.
אפשר להכין תרשים זרימה או פשוט רשימה של נקודות.
זה לא משנה. העיקר שהכל יהיה על הדף.
עכשיו תבחרו תחום אחד. רק אחד.
זה שהטיפול בו הכי מציק, או הכי מבזבז זמן ואנרגיה, או הכי גורם הפסדים, או סתם הכי גרוע.
מקום טוב להתחיל בו.
קחו את התחום הזה ותסדרו את הרשימה שתחתיו.
תכינו נוהל מסודר לטיפול בפנייה של לקוח/ה, או ליישור קו חודשי בהנהלת חשבונות, או לכתיבת תוכן שיווקי.
זה נשמע משעמם, אבל זה יכול לעשות כל כך הרבה סדר.
שלב ראשון וחשוב.
אחרי שיש לנו סדר, אפשר ללכת עוד צעד הלאה ולבדוק מה מכל השלבים שכתבנו יכול להיות יעיל יותר, ואפשר גם להיעזר באשת מקצוע ולראות מה יכול להפוך לאוטומטי.
אוטומציה עובדת נפלא במקום שבו יש תהליכים אחידים ומסודרים.
אפשר גם להעביר את הרשימה הזו לאחד העובדים או לטפל בה בעזרת מיקור חוץ, במקום להצטרך לעשות הכל לבד.
כי כשהדברים מסודרים, קבועים, ברורים וכתובים – קל יותר להוריד אותם מהראש.
קל יותר לסמוך על מישהו/י אחר/ת, או על אוטומציה, שתעשה אותם במקומי.
הנהלת חשבונות נראית אותו דבר כל חודש.
כתיבת תוכן היא בסך הכל תהליך קבוע.
טיפול בפנייה של לקוח/ה לא דורש להמציא את הגלגל כל פעם מחדש.
ברגע שנבין את האחידות של התהליכים האלה ונגדיר אותם,
אחת ולתמיד,
נרגיש איך בבת אחת הרעש בראש ירד משמעותית.
קוראים לזה סיסטמיזציה, מלשון סיסטם, או בראשי תיבות שימושיים שלמדתי לאחרונה:
Save Yourself Time, Energy & Money
זה אפשרי.
וזה כדאי.
