שאלה שיוצא לי לשמוע לא פעם היא:
"בשביל מה כל המערכות האלה והחיבורים מפה לפה? למה אין מערכת אחת שעושה את הכל?"
ובאמת, השאלה מתבקשת.
חלק נרחב מהעבודה שלי כאשת אוטומציה היא ליצור אינטגרציה וחיבורים ממקום למקום, אבל למה צריך את זה מלכתחילה?
בהתייעצויות בקבוצות מקצועיות שונות אני פוגשת שוב ושוב את השאיפה למצוא את "המערכת האחת" שתעשה את הכל ותתן מענה מלא לכל הצרכים של העסק. מערכת שתנהל את כל התהליכים, תכיל את כל הנתונים ותאפשר שליטה מלאה מכל מקום ובכל זמן.
יש מערכות בשוק שמשווקות את עצמן כ-"One system to rule them all". הנה, מערכת אחת שבה אפשר גם לנהל פרויקטים, גם ליצור דו"חות ודשבורדים, גם להפיק חשבוניות, גם לשלוח וואטסאפ ואם תבקשו ממש יפה אולי היא אפילו תכין לכם קפה.
אבל האם פתרון כזה באמת נותן מענה טוב יותר לצרכים של העסק?
החיסרון של המערכות האלה, לרוב, הוא שהן מאד סגורות ולא גמישות. הן בנויות באופן מסוים, למטרה מסוימת (למשל: ניהול סטודיו לאימונים), והמבנה שלהן מוגש ללקוח הקצה as is.
המשמעות של זה היא שאין אפשרות לשלוט במבנה של המערכת, באובייקטים השונים ובקשרים ביניהם, או בהגדרות של כל מיני מרכיבים במערכת. למשל – במערכת כזו יכולים להיות מספר שדות שיכולים להיכנס בכרטיס הלקוח, אבל ברגע שנרצה להוסיף שדה חדש זה לא יתאפשר. או שהיא תתמוך רק במוצרים מסוג מסוים ולא תהיה גמישה להכיל אופציות חדשות. או שאם נרצה לממשק למערכת כלי חיצוני כלשהו שלא קיים בה ואין לו חיבור מובנה שהמערכת עצמה תומכת בו, נגלה שאין דרך לעשות את זה. אלו רק דוגמאות, שלא בהכרח לקוחות ממערכות אמיתיות, אבל הנקודה הברורה.
המערכות האלה מתיימרות להיות כלי הוליסטי לניהול העסק, ובמקרים מסוימים הן באמת עושות את זה. אבל בכל מקום שנדרשת מעט גמישות בהגדרות מסוימות או באופן העבודה, יש סיכוי לא קטן להיתקל בקיר. המערכת בנויה כמו שהיא בנויה, take it or leave it.
מעבר לזה, מהניסיון שלי ראיתי שברוב המוחלט של המקרים, לכל מערכת יש את ה"פורטה" שלה. היא מתמקדת בתחום ספציפי ומציעה פתרון מותאם ומתקדם למטרה שלשמה בנו אותה מלכתחילה, ושאר הצרכים שהיא מנסה לפתור מקבלים מענה חלקי או לא מקבלים מענה בכלל. לדוגמה, מערכת לניהול לקוחות (CRM) תהיה יעילה יותר במעקב אחרי אינטראקציות עם לקוחות מאשר מערכת דיוור, אבל בלא מעט מערכות דיוור יש גם פיצ'רים של CRM. למה? ככה.
המציאות מוכיחה שבסופו של דבר, רוב המערכות מתמקדות בתחום ספציפי ונותנות לאותו תחום את הפונקציות המקצועיות והמעמיקות ביותר, בעוד שאר התחומים מתווספים כמעין "נספחים" על מערכת שבכלל לא נבנתה כדי לתת להם מענה.
בדיוק כמו שהרכב שלנו יכול להשמיע מוזיקה – אבל לא בשביל זה קנינו אותו ולא זה השימוש המרכזי שנעשה בו, ובדיוק כמו שבמטבח ממוצע נוכל למצוא גם מקרר וגם קומקום וגם כיריים ואין לנו ציפייה למכשיר אחד שיעשה את הכל – צריך לדעת לקבל מכל מערכת את הדברים שהיא עושה הכי טוב. אין שום בעיה להשתמש בכמה מערכות שונות בעסק, כל עוד בונים חיבוריות נכונה ביניהן, כל עוד תהליכי העבודה הגיוניים, וכל עוד יודעים מה לחפש איפה.
הגישה הזו מאפשרת גמישות מקסימלית בניהול של העסק והתאמה ספציפית לצרכים הספציפיים שלו, שהם אף פעם לא זהים ב-100% לאלו של עסקים אחרים. ככל שהעסק גדל וצומח אפשר להוסיף פיצ'רים וכלים נוספים שיתנו מענה לצרכים חדשים שצצים, בלי להיתקל באותו קיר שהזכרתי.
לסיכום:
שימוש במגוון מערכות בעסק ובניית אוטומציות ואינטגרציות ביניהן, היא דרך פעולה שמאפשרת לעסק מקסימום גמישות, פונקציונליות והתאמה אישית. אחרת תמצאו את עצמכם יורדים לאוטו כדי לשמוע מוזיקה, או אוכלים אוכל קר רק כי נגמר הגז ומעולם לא קניתם מיקרוגל.
