לפעמים הוא ייקרא סנריו, לפעמים זאפ, לפעמים וורקפלואו, לפעמים Rule, אינטגרציה או פשוט אוטומציה.

כל השמות הללו הם דרכים שונות לכנות דבר אחד: 

תהליך אוטומציה.

כל תהליך אוטומציה, ברמה הבסיסית, 

מורכב מחיבור של טריגר, שהוא האירוע שמניע את האוטומציה + רצף פעולות שמגיעות אחריו.

התהליך יכול לקרות בתוך אותה מערכת (למשל: סדרה אוטומטית של מיילים שנשלחים יום אחרי יום מרגע ההרשמה),

או בין מערכות שונות (למשל: מילוי טופס > תיעוד במערכת ניהול לקוחות > שליחת מייל אוטומטי).

בהרבה מערכות יש אפשרות ליצור תהליכי אוטומציה פנימיים,

בין אם מדובר במערכת CRM, מערכת דיוור, מערכת הנהלת חשבונות ואפילו תיבת המייל שלנו.

דוגמאות? בבקשה:

• מערכת CRM – עבור כל פנייה חדשה שנקלטת במערכת תיפתח משימה לאיש המכירות ליצור קשר.
• מערכת דיוור – כל מי שנרשם לוובינר יקבל תזכורות לקראת המועד.
• מערכת הנהלת חשבונות – כשעובר מועד התשלום של חשבונית מסוימת, תישלח ללקוח התראת גבייה.
• תיבת המייל – בכל פעם שמייל מסומן בתווית מסוימת, הוא נשלח אוטומטית לנמען נוסף.

כשצריך לבנות תהליך שמשלב כמה מערכות שונות, הדבר נעשה בדרך כלל באמצעות Zapier (זאפייר) או Make/Integromat (אינטגרומט, ובשמה החדש: מייק).

אלו בעצם מערכות "צד ג'" שמאפשרות לחבר בין מערכות שונות,

ולגרום לכך שפעולה במערכת א' תוביל לפעולה במערכת ב'. 

וג'. וד'. ושוב ב'. ובסוף הכל יתעדכן בחזרה במערכת א'.

כדי שיהיה אפשר להפוך תהליך מסוים לאוטומטי, הוא חייב לעמוד ב-3 תנאים:

• התהליך כולל פעולות טכניות שחוזרות על עצמן במבנים זהים וקבועים.
• התהליך לא דורש הפעלת שיקול דעת או יחס אנושי. 
• התהליך מתרחש במערכות שיודעות לתקשר עם מערכות אחרות באמצעות ממשק API (מה זה? על כך בפעם אחרת).

אם תרצו לדעת עוד – כאן אפשר להוריד מדריך מפורט שכתבתי על אוטומציה.

ואם יש מושג שתרצו שאכתוב עליו – אפשר לספר לי על זה ממש כאן!