ניהול וכתיבת תוכן עם מקסימום סדר ואוטומציה

בתקופה האחרונה התחלתי להשקיע יותר בתשתיות של העסק שלי.

זה קרה מכמה סיבות:

  • אוגוסט וספטמבר היו חודשים רגועים יחסית בעבודה מול הלקוחות, מה שפינה לי מרווח נשימה להתעסק עם משימות שחיכו המון המון זמן.
  • מרווח הנשימה הזה נתן לי מלא השראה! ופתאום היה לי דרייב מחודש לעשייה. כיף.
  • החל מחודש זה, העסק הוא מקור הפרנסה היחיד שלי. אני חייבת לתחזק אותו בצורה נכונה כדי שהוא ימשיך להיות כזה 🙂

אחד הנושאים הכי בוערים מבחינתי, שהייתי כבר חייבת לטפל בהם, הוא ניהול התוכן והפרסומים שלי.

בגדול, עד עכשיו זה פשוט לא קרה מספיק.

לא היה לי שום תכנון, לא היה זמן קבוע שמוקדש לזה והכל היה די אימפולסיבי: כשהיה לי את השילוב הנדיר של רעיון טוב לתוכן + זמן פנוי להכין אותו, זה קרה. כשלא – אז לא. 

ערימות של רעיונות לכתיבת תכנים שכבו בכל מיני מקומות ופשוט לא קרה איתם כלום.

באתר החמוד הזה מאז שהוקם יש טופס הרשמה לניוזלטר (אפשר למצוא אותו בתחתית העמוד). עד לפני שבוע לא היה ניוזלטר בכלל.

בקיצור, בלאגן!

אז החלטתי לעשות סדר, כשבסופו של דבר המטרה המרכזית שלי היא לגרום לעצמי להכין ולפרסם יותר תכנים, בתדירות תכופה יותר.

Challenge accepted! 

הכנתי סרטון שמסביר מה עשיתי ואיך, כולל חשיפה מיוחדת לקסם מופלא ביותר שקורה בלייב:

והנה הגרסה הכתובה, למי שרוצה להעמיק:

שלב 1: זמן שבועי קבוע ליצירת תוכן

הדבר הראשון שעשיתי הוא לסגור לעצמי זמן קבוע ביומן שמוקדש אך ורק לתוכן. אירוע שבועי שחוזר על עצמו בזמן שבו אני מתחייבת לא לקבוע שום דבר אחר, ולהקדיש את עצמי למטרה הזו. אחרת אין שום סיכוי שמשהו ישתנה.

שלב 2: שגרות עבודה

זמן ביומן זה לא מספיק.

כדי שאני באמת אצליח ליצור את התוכן שאני רוצה ברמה השבועית, וכדי שזה יקרה יחסית מהר (כי הזמן שסגרתי ביומן הוא מצומצם למדי מכורח הלו"ז הצפוף שלי), הבנתי שאני חייבת לייצר לעצמי נהלים אחידים וקבועים ליצירה של תוכן, שיקלו עליי את העבודה.

כלומר:

  • דרך נגישה לקלוט ולתעד את הרעיונות ברגע הקסום הזה שבו הם פתאום צצים בראש
  • מקום נוח לכתוב בו את הטיוטה ולעבור את כל תהליך העבודה עד שהתוכן מוכן
  • חיבור למערכת ניהול המשימות שלי, כך שהדברים באמת יתקדמו ויקרו

שלב 3: בחירת פלטפורמה לניהול התוכן ואוטומציות תומכות

טוב, לכל מי שמכיר/ה אותי יותר מ-10 דקות כנראה לא מצפה הפתעה גדולה: בחרתי לנהל את כל זה ב-Airtable.

זו מערכת סופר נוחה לבניית מאגר של תוכן, ויש בה גם אפשרות לבנות טופס שיקלוט רעיונות חדשים – קישור אליו מחכה לי מעכשיו במועדפים במחשב ובקיצור דרך במסך הבית של הפלאפון, כך שבכל רגע שעולה לי רעיון אני פשוט כותבת אותו שם מיד.

טופס איירטייבל לקליטת תכנים

בגדול, הצורך שלי היה ליצור מאגר אחיד ומסודר לכל התוכן שאני רוצה לכתוב. הייתה גם פנטזיה: לכלול בו את כל התוכן שכבר כתבתי ופרסמתי מאז שהעסק קיים.

מאחר שזו משימה של שעות וימים – לעבור על כל התוכן בפייסבוק, באתר, ביוטיוב ולהעתיק הכל לטבלה אחת – דחיינתי אותה ופחדתי ממנה. האמת שכבר חשבתי לוותר ופשוט ליצור מאגר שיתעד רק מעכשיו קדימה ולא רטרואקטיבית, עד שנזכרתי ש – היי! אני אשת אוטומציה!

תוך שעות ספורות של עבודה בניתי כמה אוטומציות ששאבו לטבלה מסודרת את כל התוכן שעלה עד כה בעמוד הפייסבוק שלי, כאן בבלוג שבאתר, ובערוץ היוטיוב. תענוג!

זו ^ טבלת איירטייבל שמאגדת את כל התכנים שפרסמתי. שמחה גדולה!

אחרי עוד קצת זמן עבודה היו לי גם אוטומציות חדשות ונוצצות שימשכו מעתה והלאה את כל התוכן שאפרסם במקומות הנ"ל. זה פיצ'ר סופר יעיל עבור בעלת מוח דולף כמוני. לפעמים תוך כדי כתיבה עולה בי התחושה המוזרה שלמעשה כבר כתבתי את הדבר הזה פעם, אבל אני לא מוצאת איפה. עכשיו יש לי מקום אחד לכללללל התוכן שכתבתי אי פעם, ואפשר בקלות להריץ בו חיפוש לפי מילה או מונח מסוים ולמצוא את התכנים שכבר יש לי על הנושא הזה.

את תהליך כתיבת התוכן עצמו החלטתי לנהל ב-Google Docs כי זה פשוט הכי נוח. בעבר יצא לי לכתוב במסמך Word מחשב, בטיוטה במייל ובכל מיני מקומות אחרים שלא היו באמת נוחים לזה. הכי נורא היה כשפעם עלה לי רעיון לפוסט והתפתיתי לכתוב אותו ישר בפייסבוק. בלחיצת עכבר פזיזה סגרתי בטעות את החלון, והפוסט נמחק לי! לא יקרה שנית.

ומבחינת ניהול משימות: אני משתמשת ב-ClickUp, וכחלק מהאוטומציות שבניתי לשלבים השונים של הכתיבה וההפקה של התכנים, הכנסתי גם משימות שיוקמו ב-ClickUp בכל שלב, כביטחון נוסף לזה שהדברים באמת יקרו.

זהו, אפשר להתחיל לעבוד!

אז איך זה נראה? 

בכל פעם שעולה לי רעיון – אני כותבת אותו בטופס. תאמינו לי שזה כשלעצמו שינוי גדול ביחס למצב הקודם, שבו הרעיונות היו מפוזרים בין קבוצת וואטסאפ עם עצמי, פתקים בנייד, טיוטות במייל ועוד ועוד. עכשיו הכל במקום אחד.

בזמן הקבוע השבועי, אני יכולה להיכנס ל-Airtable, להסתכל על כל מאגר הרעיונות שיש שם, ולבחור את הרעיון שאני רוצה לכתוב עליו עכשיו. בלחיצת כפתור הרעיון שבחרתי נשאב למסמך Google Docs שמאפשר לי לכתוב בהרחבה ולהכין את התוכן בנוחות. במקביל, נוצרת משימה ב-ClickUp שמזכירה לי לעבוד על התוכן הזה (מאחר שכבר התחלתי), וגם אם לא אסיים הפעם, בפעם הבאה שאכנס ל-Airtable התוכן החצי מוכן כבר יחכה לי בתצוגה הנכונה ובסטטוס הנכון.

כשאני מסיימת להכין פיסת תוכן מסוימת, אני קובעת איפה היא תתפרסם: באתר, בפייסבוק, ביוטיוב או בניוזלטר, ומשבצת אותה ביומן. אוטומציה חרוצה תדאג להזכיר לי את זה במועד שקבעתי.

כמובן שניתן לתזמן את הפרסום עצמו באופן אוטומטי דרך Airtable ישירות לפייסבוק, לאתר וכו' – אני מעדיפה שלא, כי בכל פלטפורמה הטקסט נראה קצת אחרת, ואני אוהבת להשקיע בעיצוב של התוכן עם הדגשות, אימוג'יז, תמונות ועוד.

ב-Airtable יש גם תצוגת יומן שמאפשרת לי לראות אחורה את פריסת התכנים שפרסמתי, וגם לתכנן קדימה את פרסום התכנים (בהנחה שאי פעם אני אצליח להכין כמות גדולה של תכנים מראש ולא ארצה לפרסם את כולם מיד). אני יכולה גם ליצור לי שם אוטומציות שיוודאו שאני לא מזניחה אף פלטפורמה, למשל – אוטומציה שתקפיץ לי התראה אם עבר יותר מחודש מאז שפרסמתי משהו בבלוג שבאתר.

וזהו, כל התשתיות מוכנות, נותר רק להשתמש בהן, ולכתוב ולפרסם את כל מיליון הרעיונות שעולים לי בראש 🙂

כיף!

ספרי לי עוד על...

אולי יעניין אותך גם...

ביי ביי לגמישות, שלום לאוטומציה

נכון, בהטמעה של אוטומציה ואפילו בגיבוש של נוהל, אנחנו נאלצים לכאורה לוותר על חופש מלא של פעולה בעסק. אבל מה אנחנו מרוויחים בתמורה?

מה זה בכלל אפיון ובשביל מה זה טוב?

בכל פרויקט אוטומציה, לפני שבכלל נתחיל לבנות משהו, נצטרך לעשות אפיון. לא תמיד מי שפונה אליי מבין מה זה ובשביל מה צריך את זה. אז הנה אני מסבירה!

✨מדריך קסום במיוחד להורדה✨

"מה זה אוטומציה?"​
"העסק שלי צריך את זה?"​
"אפשר להפוך כל תהליך לאוטומטי?"​
"מאיפה כדאי לי להתחיל?"​

הכנתי לך מדריך שיענה על כל השאלות האלו!

דילוג לתוכן