אתמול קרה לי קטע מוזר.
מישהו פנה אליי בוואטסאפ עם שאלה לגבי משהו שלטענתו דיברנו עליו בשבוע שעבר.
המספר לא היה מזוהה אצלי, ולרגע ארוך ומטריד הייתי בטוחה שהוא פשוט ממציא.
לא היה לי שום זיכרון של האירוע.
עכשיו מי שמכיר/ה אותי יום-יומיים יודע/ת שזיכרון מעולם לא היה הצד החזק שלי (למעט פרטים מיותרים כמו תאריכי הופעות שהייתי בהן ב-2007 ושמות של חצוצרנים).
לכן עם הזמן פיתחתי לי טכניקות, נהלים וכמובן אוטומציות שעוזרות לי לא להסתמך עליו.
למשל:
- מערכת שמרכזת את כל המידע על הפרויקטים והלקוחות משחר ההיסטוריה ועד היום
- אוטומציה שעוברת פעם בשבוע על הפרויקטים לביצוע ושולחת לי תזכורת לעקוב אחריהם כדי לא לפספס כלום
- אוטומציה לפולו-אפ כמה ימים אחרי ששלחתי הצעת מחיר
- תצוגה מיוחדת לפרויקטים לגבייה שמראה לי בדיוק כמה כסף עוד אמור להיכנס מכל פרויקט ומתי
- תזכורת קבועה 10 דקות לפני כל אירוע ביומן (וכמובן, הכל חייב להיות ביומן מלכתחילה)
- מסמך עבודה אחד מול כל לקוח/ה שמרכז את כל התוכן והאפיון של הפרויקט
- ועוד ועוד.
וההרגל הכי חשוב שאשכרה נכתב בדם:
תמיד. לכתוב. כל. דבר.
תמיד.
מה שקרה עם אותו בחור זה שהוא התקשר בזמן שהייתי עם הילדים (היי אוגוסט),
דיברתי איתו בחצי אוזן ולא היה לי איפה לכתוב.
והנה ברוך השם, סך הכל עברו כמה ימים ועדיין היה לי קשה מאד להיזכר ולשחזר על מה דיברנו בכלל.
רגע, אפשר שנייה סיפור הפוך?
מישהי פנתה אליי לפני יותר מחודש לגבי מערכת מסוימת שהיא רצתה הדרכה לגביה.
מאז היא לא יצרה קשר.
אפילו הופעלה עליה אוטומציה שבניתי פעם, שהופכת את סטטוס הלקוח/ה במערכת שלי ללא רלוונטי אחרי חודש שלא הייתה שום תקשורת.
ואז פתאום היא קבעה סשן הדרכה.
כשקובעים סשן כזה עושים את זה ישירות מול היומן שלי (בזכות שירות משנה חיים שנקרא Calendly, אבל זה לפעם אחרת).
ועדיין, בכל המקרים מי שקבע/ה דיבר/ה איתי לפני וידעתי פחות או יותר על מה נדבר בסשן.
אבל במקרה הזה, המחשבה הראשונה שעלתה לי בראש היא –
על מה לעזאזל היא רוצה הדרכה?
זכרתי במעורפל שדיברנו מתי שהוא, אבל לא היה לי מושג באיזה נושא היא פנתה אליי.
והפלא ופלא, פתחתי את כרטיס הלקוח/ה שלה במערכת שלי (שקפץ ברגע שהיא קבעה את ההדרכה), וכל מה שדיברנו עליו בשיחה הקודמת הופיע לי מול העיניים.
ככה הזיכרון הבעייתי שלי לא היווה מכשול או עיכוב בדרך, ויכולנו להתחיל את ההדרכה ישר בתכל'ס בלי לבזבז זמן על הקדמות.
ברוך בורא התיעוד, ברוך בורא האוטומציה.
בתמונה: ספר נפלא של אהוד בנאי כפי שהיו קוראים לו אם אני הייתי כותבת אותו.
