אחד הדברים הראשונים ראשונים שעשיתי כשהקמתי את העסק, היה לפתוח חשבון ב-Calendly.

ואם העסק שלך מעניק שירותים, או שיש לך צורך לקבוע הרבה שיחות ופגישות בכל הקשר אחר – 

בפסקאות הבאות אני מתכוונת להסביר למה זה אחד הדברים הכי טובים שיכולים לקרות לעסק שלך.

קלנדלי היא מערכת לניהול יומן, כלומר –

היא מאפשרת לא/נשים לקבוע פגישות ישירות מול היומן שלך.

כדי שזה יקרה, המערכת משתמשים בנתונים הבאים:

• עבור כל סוג אירוע צריך להגדיר באילו זמנים לאפשר לא/נשים לקבוע אותו. למשל: אירוע מסוג "שיחת היכרות" אפשר לקבוע רק בימים א'-ה' בין השעות 12:00-15:00, כי אלו הזמנים שבחרתי לבצע בהם שיחות היכרות עם מתעניינים.
• עבור כל סוג אירוע ניתן להגדיר הגבלות נוספות, כמו: זמן "Buffer" לפני ואחרי, מקסימום של אירועים מסוג מסוים שיכולים להתקיים באותו יום, מינימום או מקסימום זמן שיתאפשר לקבוע אירוע לפני מועד ההתחלה שלו ועוד.
• וכמובן – הסנכרון ליומן האישי מונע מצב שבו יקבעו אירועים בזמנים שכבר תפוסים לי ביומן.

ומה יוצא מכל זה?

בעיקר בעיקר אין יותר:

– "מתי את פנויה ביום שלישי?"

– "אני מתפנה ב-13:00, מתאים לך?"

– "לא, יש לי פגישה, איך את ברביעי ב-12:30?"

– "ביום רביעי אני בחופש, רוצה שנקבע לחמישי?"

בקיצור, נחסך לי ים של זמן בתיאומים וניג'וזים, גם בקביעה של שיחת היכרות ראשונית מול מתעניינים/ות וגם בקביעה של פגישות שוטפות עם לקוחות.

אבל האמת היא שזה לא רק זה.

נכון שהמטרה המרכזית היא לתת לא/נשים אחרים/ות לקבוע פגישות מול היומן שלי בלי שזה ידרוש את הפינג-פונג מולי, אבל האמת היא שלניהול היומן וקביעת פגישות דרך קלנדלי ודומותיה יש עוד המון יתרונות.

פירוט? בבקשה.

1. אינטגרציה ליומן של הצד השני:

ברגע שנקבעת פגישה, היא תופיע גם ביומן של הצד השני.

וזה קורה בלי שאני צריכה לעשות שום דבר.

קלנדלי מאפשרת לקבוע בדיוק איך יראה האירוע ביומן: איך יקראו לו, מה יהיה התוכן שלו וכו'.

אני לא צריכה להתעסק עם לברר מה המייל, לשלוח זימונים או להוסיף פרטים לאירוע ביומן.

אני מגדירה פעם אחת את סוג הפגישה, את משך הזמן שלה וכל הגדרה נוספת שאני רוצה, ומאפשרת לא/נשים לקבוע ישירות מול היומן.

כל השאר כבר קורה מעצמו.

2. אוטומציות:

ברגע שקביעת הפגישה מתבצעת במערכת אוטומטית, אני יכולה לבסס אוטומציות נוספות שירוצו ברגע שנקבע אירוע מסוג מסוים.

כלומר – המון פעולות שקורות במערכות אחרות (שליחת מייל, תיעוד ב-CRM, יצירת משימות במערכת ניהול משימות ועוד) ומוטרגות אוטומטית בשנייה שנקבעה פגישה.

3. אינטגרציה ל-Zoom ולכלים נוספים:

כשקובעים איתי פגישת זום, האינטגרציה המובנית של קלנדלי לזום יוצרת מיידית לינק לפגישה ומכניסה אותו לזימון.

בתיאור האירוע ביומן הקפדתי לכתוב "קישור לזום נמצא בזימון", וזה מצמצם כמעט לאפס את הוואטסאפ של דקה לפני "איפה הקישור??"

4. תזכורות:

קלנדלי מאפשרת להגדיר תזכורות אוטומטיות (במייל, אם תרצו תזכורות בסמס/וואטסאפ זה כבר ידרוש חיבור למערכות אחרות).

מקטין מאד את הסיכויים להברזות/שיכחות/ריחופים.

5. אפשר להזיז או לבטל את האירוע בקלות:

ברגע שנקבע אירוע דרך קלנדלי, הצד השני יכול לבטל או לשנות את המועד בלי להטריד אותי בזה.

המערכת יוצרת קישור ייחודי לאירוע, שנמצא בתוך הזימון, ומאפשר למוזמנים/ות לשנות או לבטל.

כמובן, אם זה אירוע מסוג שאני לא רוצה שהצד השני יוכל לבטל חד צדדית, אפשר לשנות את ההגדרות כך שזה לא יתאפשר.

6. איסוף של עוד מידע:

כשמישהו/י קובע/ת איתי שיחת היכרות דרך הקלנדלי, אני כבר מנצלת את ההזדמנות להציע הרשמה לניוזלטר, וגם מניחה פיסת מידע הנוגעת לתמחור שלי – מראש.

בסתם שיחת וואטסאפ של תיאומים, לא קשור לשאול פתאום "היי, רוצה להצטרף גם לניוזלטר שלי?" או לדבר על מחירים, אבל כשזו מערכת אוטומטית – זה הגיוני ואפילו מתבקש.

נושא האוטומציות שוב חוזר כאן – למשל, אם המתעניין/ת סימן/ה שרוצה להירשם לניוזלטר, האוטומציה שמחוברת לקלנדלי כבר מכניסה את הפרטים למערכת הדיוור.

בקיצור, קלנדלי זה החיים, כמות הזמן והאנרגיה שהיא חוסכת לי היא די בלתי נתפסת.

החשבון החינמי מוגבל לסוג אירוע אחד, כך שבתור התחלה זה יכול להספיק.

למי שמשתמש/ת אינטנסיבית אני לגמרי ממליצה לשלם כמה דולרים לחודש ולקבל את הפונקציונליות והגמישות המלאות.

ואם לפתוח חשבון בקלנדלי נראה לך מפחיד – הכנתי סרטון בדיוק בשבילך!

אני מראה בו איך לפתוח חשבון ולהגדיר סנכרון ליומן צעד אחרי צעד.

עוד טיפים על ניהול פגישות יעיל יותר? בבקשה 🙂