כולנו בהצפה.
באמת.
החיים שלנו עמוסים בכל כך הרבה דברים שצריך לזכור, לחשוב עליהם, לתכנן, וכמובן – לבצע.
🔴 להזמין קניות מהסופר
🔴 לחזור להודעה של המתעניינת ההיא
🔴 להוציא הצעת מחיר ללקוח ההוא
🔴 לשלוח עם הילדה קופסת קרטון למחר
🔴 להזמין ביטוח נסיעות לטיסה המתקרבת
🔴 לגבות כסף על פרויקט שהסתיים…
המוח שלנו פשוט מלא מלא באינפורמציה –
וכל זה רק ב-5 דקות הראשונות אחרי שאני מתעוררת בבוקר,
לפני שראיתי וואטסאפים ומיילים וגיליתי כמה עוד דברים העולם רוצה ממני היום.
במאמר הזה אני רוצה להציע ארבעה עקרונות הכי פשוטים שיש,
שיצמצמו משמעותית את הסיכוי שדברים יפלו בין הכיסאות.
זה הולך ככה:
1. הכל צריך להיות כתוב.
הכל.
בתור אחת עם זיכרון גרוע, הרשו לי להמליץ:
עדיף לא לסמוך על הזיכרון שלנו בשום דבר.
מה שלא כתוב – סיכוי טוב שלא יקרה.
2. לרכז הכל במקום אחד.
וכשאני אומרת "הכל" אין הכוונה ממש ל"הכל הכל",
אלא ל"כל מה שקשור לנושא X".
לכל נושא או פרט מידע צריכה להיות כתובת אחת, והיא "המקום הקבוע" שלו.
למשל:
📝 פתק בטלפון שבו רשום מה צריך לקנות לבית.
📊 מערכת מסודרת לניהול לקוחות ופרויקטים.
🔔 תזכורות ביומן בשביל דברים שצריך לשלוח עם הילדים למסגרות.
אם אני ארשום כל דבר כל פעם במקום אחר –
אני לא אמצא את הידיים והרגליים, ודברים יתפספסו בוודאות.
3. שתהיה דרך פשוטה להכניס מידע אל המקום הקבוע הזה.
זו נקודה מעניינת שהרבה נופלים בה,
כי בבחירה של "איפה לכתוב לעצמי דברים" יש נטייה להתחשב בשיקול הזה באופן בלעדי.
ומה קורה אז?
כמובן, הכל מתנקז לוואטסאפ. כי שם הכי נוח לכתוב.
אבל הוואטסאפ גרוע מאד בלהיות מקום קבוע (בסרטון הזה הסברתי למה).
אז נניח שהבנו שוואטסאפ זה לא הפתרון,
צריכה להיות לנו דרך פשוטה לקלוט נתונים חדשים אל המקום הקבוע.
זה יכול להיות טופס שאפשר להזין בו ליד חדש,
קיצור דרך בטלפון להוספת תזכורת מהירה,
ווידג'ט שמוביל ישר לפתק של הקניות,
או כל דבר אחר שיעזור לתהליך הזה להיות כמה שיותר קל.
אחרת – אני אמשיך לתעד איפה שנוח לי באותו הרגע,
וברגע הנכון – לא אמצא (או אפילו לא אזכור לחפש) מה כתבתי.
4. קריאה לפעולה.
מקום קבוע לכל דבר זה אחלה,
אבל כדי שדברים אשכרה יקרו, צריך איזה שהוא מנגנון שיגרום לי להסתכל מה כתבתי שם,
ורצוי שזה יהיה בזמן המתאים (כתבתי על זה עוד כאן).
אם מדובר על רשימת קניות – ברור שאני אבדוק את הרשימה כשאני אשב לעשות את ההזמנה מהסופר (ולכן כ"כ קריטי שהכל יהיה כתוב דווקא שם, ולא במלא מקומות אחרים שבהם אני לא אזכור להסתכל).
אבל אם מדובר על דברים שאין טריגר טבעי במציאות שיעורר אותי להתעסק איתם,
צריך:
או לקבוע לעצמי שכל X זמן אני נכנסת למקום הקבוע כדי לבדוק איזה מידע הצטבר שם ומה צריך לעשות איתו (נניח: משימה קבועה כל יום ראשון לעבור על לידים לפולואפ),
או לשים תזכורת יזומה שתגרום לי לקבל את המידע באופן אוטומטי בזמן המתאים (נניח: לשים בטלפון תזכורת למחר ב-7:00 בבוקר לשלוח לבי"ס קופסת קרטון).
ארבעת העקרונות האלו:
✅ הקפדה על תיעוד וכתיבה
✅ איסוף המידע למקום קבוע אחד
✅ דרך פשוטה להכניס מידע חדש
✅ ויצירה של קריאות לפעולה
יפחיתו משמעותית את הסיכוי שדברים ילכו לאיבוד או יפלו בין הכיסאות.
אז איך להתחיל?
בקטן. אפשר לבחור תחום אחד שלא מוחזק מספיק טוב כרגע, וליישם עליו את העקרונות האלו.
מה שחשוב הוא לנהוג בעקביות, אחרת שום עיקרון ושום שיטה לא יעזרו.
בהתחלה זה מעושה וקשה להתרגל, אבל ככל שעובדים ככה יותר – עם הזמן זה נעשה טבע שני.
המטרה היא לא להוסיף עוד משימה לרשימה המפוצצת ממילא, אלא למצוא דרך יעילה יותר לנהל את כל המידע והמשימות שכבר יש.
וזה ממש אפשרי.
